Code de déontologie

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Message du chef de la direction aux employés

À tout le personnel,

Reconnu depuis longtemps pour ses normes strictes en matière d'intégrité, d'éthique et de responsabilité sociale, le groupe de sociétés Rogers demeure fermement engagé en ce sens. Chacun d'entre vous a contribué à la consolidation de la réputation de Rogers et nous pouvons en être fiers.

Pour que nous puissions maintenir notre réputation, tous les employés de Rogers doivent se conformer rigoureusement aux normes d’éthique commerciale les plus élevées ainsi qu’à toutes les lois et à tous les règlements applicables. Le Code de déontologie de Rogers (HR 1.1) (le Code) constitue un document important qui contribue à définir ces normes. Par conséquent, vous devriez le consulter lorsque vous avez besoin de renseignements sur des questions de conduite professionnelle ou d’éthique.

Ce Code ne vous libère cependant pas de l'obligation de faire preuve de jugement. Il n'est pas conçu pour répondre à toutes les situations et ne doit pas servir d'unique ligne directrice en matière de conduite au travail. Vous devriez également consulter votre chef ou superviseur et (ou) votre représentant des Ressources humaines, quand les circonstances le dictent.

De plus, il existe plusieurs autres politiques, pratiques, directives et normes juridiques se rapportant à la conduite auxquelles les employés doivent adhérer, dont un grand nombre sont notées dans les présentes, aux fins de consultation.

Au nom du conseil d’administration de Rogers et des présidents du groupe de sociétés Rogers, j’aimerais vous remercier de votre engagement à respecter les normes les plus strictes en matière d'intégrité et d'éthique chez Rogers. Nous nous attendons à la collaboration de tous les employés de Rogers à ce chapitre et nous l’apprécions.

Nadir Mohamed
Président et chef de la direction
Rogers Communications Inc.

Portée

Cette politique établit la position de Rogers Communications inc. et de ses filiales (« la Société ») en ce qui a trait à l’éthique commerciale. Il a été adopté afin :

• de favoriser et de promouvoir l’engagement de la Société envers le comportement honnête et éthique, y compris la négociation juste et le traitement équitable des conflits d’intérêts;
• de préconiser la communication en temps opportun d’information juste, complète, exacte et compréhensible;
• d’encourager la conformité avec les lois et les règlements gouvernementaux applicables;
• d’assurer la protection des intérêts commerciaux légitimes de la Société, incluant les occasions favorables pour la Société, l’utilisation des actifs de cette dernière et l’information privilégiée;
• d’empêcher les actes répréhensibles.

La Société accorde beaucoup d’importance à la préservation de sa réputation quant à l’intégrité, à l’éthique et à la responsabilité sociale et s’attend à ce que tous les employés adoptent les principes fondamentaux d’une conduite professionnelle éthique et légale. Ce Code décrit les attentes à l’égard des employés (voir la politique HR 2.2 - Catégories d’emploi, pour les définitions d’employés) lorsqu’ils traitent avec la Société, les clients, les fournisseurs, les entrepreneurs, les bénévoles, le grand public et leurs collègues. L’on s’attend à ce que les employés connaissent ce Code et qu’ils respectent les principes et les procédures qui y sont énoncés.

Les services ou les groupes de l’entreprise adoptent parfois des politiques ou des lignes directrices qui s’appliquent seulement aux employés dans leur domaine de compétence. S’il y a contradiction entre ces politiques et le présent Code, les exigences stipulées dans ce Code auront préséance. Toutefois, ce Code n’a pas pour but de décrire toutes les lois ou politiques qui s’appliquent à un employé.

S’il y a une contradiction entre ce Code et une convention collective, les dispositions de la convention collective auront préséance pour ceux des employés qui sont couverts par la convention collective.

Si une situation se présente ou qu’une question d’éthique est soulevée qui n’est pas traitée dans ce Code, il peut être utile de poser les questions suivantes :

• La mesure est-elle légale? ? Ne faites rien d’illégal. Si vous n’êtes pas sûr de la réponse, demandez de l’assistance. • La décision contrevient-elle à la lettre ou à l’esprit du Code? Chez Rogers, nous faisons ce qui est juste.
• Si la décision était portée à l’attention du public, pourrait-elle être perçue comme erronée? Si le fait que vos actions puissent être décrites dans la presse écrite ou faire l’objet de discussions dans les médias vous met mal à l’aise, ce n’est probablement pas la bonne décision.
• Comment un client, un collègue, un ami ou un membre de votre famille réagirait-il s’il apprenait ces faits?

On encourage les employés à prendre conseil de leur chef ou de leur superviseur relativement à ce Code et, au besoin, un employé peut aussi utiliser les ressources suivantes pour obtenir de l’aide ou des recommandations :

• le supérieur du superviseur;
• le chef du service;
• votre représentant de la gestion des ressources humaines (« chef des HR »);
• la ligne d’assistance STAR de la Société (1-877-355-STAR) ou www.compliance-helpline.com (code d’utilisateur : rogers4u; mot de passe de la société : rogers1).

Objectif

Ce Code a pour objectif de définir le comportement d’affaires approprié pour la Société ainsi que les exigences et les procédures administratives connexes.

Responsabilité

La responsabilité incombe :

1. au chef de la direction des ressources humaines, RCI, ou, en son absence, au vice-président et chef du contentieux de RCI ou au vice-président des finances et chef de la direction des finances de RCI d’effectuer ce qui suit :
   • interpréter ce Code, selon les besoins, et s’assurer qu’il est mis en œuvre à l’échelle de la Société de manière juste et équitable;
   • développer et mettre en œuvre un programme continu de formation du personnel et de communication aux employés de leurs responsabilités dans le cadre de ce Code;
   • élaborer et mettre en œuvre un programme pour veiller à ce que les employés de la Société lisent ce Code, reconnaissent en avoir pris connaissance et l’acceptent, et ce, de façon annuelle;
   • signaler rapidement les infractions importantes à ce Code et fournir annuellement un sommaire des infractions et de leur résolution aux membres de la haute direction et des comités désignés du conseil d’administration de RCI;
   • procéder aux révisions recommandées de ce Code aux fins d’approbation par le conseil d’administration de RCI.
2. Le chef de la direction de RCI (ou le cadre supérieur délégué) peut autoriser toute révision recommandée ou toute exception spécifique à ce Code, à condition de les soumettre au conseil d’administration de RCI ou à ses comités désignés aux fins d’approbation.
3. Le conseil d’administration de RCI ou ses comités désignés examineront et, s’il est jugé opportun, approuveront ce Code ainsi que toute révision recommandée, au moins une fois par an, ainsi que toute exception spécifique à ce Code soumise par le chef de la direction de RCI (ou le cadre supérieur délégué).
4. La direction préservera la réputation de la Société à l’égard de l’intégrité, de l’éthique et de la responsabilité sociale et :
   • veillera à ce qu’un exemplaire de ce Code soit fourni aux employés de la Société au moment où l’offre d’emploi leur est soumise et que les employés signifient qu’ils comprennent et acceptent le présent Code en signant deux exemplaires de la convention de non-divulgation/non-sollicitation et cession de la propriété intellectuelle (la « Convention ») au moment de l’embauche, à l’exception des employés à salaire horaire désignés de Rogers Vidéo et des membres du personnel affectés aux jours de matchs, auxquels on demandera de signer le document relatif aux engagements de l’employé propre à leur unité d’affaires;
   • veillera à ce que les entrepreneurs et les concessionnaires soient tenus de se conformer à des lignes directrices de conduite professionnelle semblables;
   • établira et conservera un environnement de travail où l’on donne l’exemple d’un comportement intègre et éthique et où celui-ci est encouragé; notamment, elle s’assurera que tous les employés ont accès à ce Code, qu’ils le comprennent et qu’ils en respectent les dispositions ainsi que l’esprit.
   • s’assurera que tous les employés passent en revue annuellement ce Code et qu’ils se conforment au processus de revue annuelle.
5. Le service des Ressources humaines s’assurera qu’un exemplaire de la Convention signé est conservé dans le dossier de chaque employé.
6. Le service des Ressources humaines s’assurera de conserver la preuve de la revue annuelle de ce Code et de l’acceptation de l’employé.
7. Les employés (voir la politique HR 2.2 - Catégories d’emploi) :
   • assumeront de façon continue leurs responsabilités légales, fiduciaires et éthiques, qui exigent d’eux qu’ils agissent dans le meilleur intérêt de la Société selon les limites de toutes les lois et de tous les règlements applicables;
   • comme condition d’emploi, liront ce Code et signifieront qu’ils l’ont compris en signant deux exemplaires de la Convention, au moment de l’embauche, d’une mutation et d’une promotion;
   • passeront en revue ce Code et signifieront leur acceptation de celui-ci chaque année; ils suivront notamment les programmes de formation applicables;
   • communiqueront rapidement tous les détails de toute situation qui constitue une infraction à Code ou qui pourrait être perçue comme telle.

Faire abstraction d’actes répréhensibles réels ou potentiels, c’est-à-dire admettre de tels comportements, est, en tant que tel, contraire à l’éthique. La Société attend de tout employé qui a des raisons de soupçonner une infraction à une loi ou aux règlements applicables ou qui a des préoccupations au sujet d’une mauvaise conduite de nature commerciale ou éthique ou d’une mauvaise conduite de nature financière relativement aux pratiques comptables, aux vérifications des finances ou à la conservation des actifs de la Société, qu’il en parle à son chef ou à son superviseur ou signale de tels soupçons ou préoccupations au moyen de la ligne d’assistance STAR, qui permet des signalements anonymes, le cas échéant. Ces signalements seront traités de façon confidentielle. La Société ne tolérera aucunes représailles contre un employé ayant effectué un signalement de bonne foi.

On peut utiliser la ligne d’assistance STAR de Rogers en composant le 1-877-355-STAR (1-877-355-7827) pour communiquer ses préoccupations à un représentant du comité de vérification du conseil d’administration de Rogers. En toute confidentialité, vous pouvez également accéder à la ligne d’assistance STAR de Rogers électroniquement par l’intermédiaire de l’interface web à www.compliance-helpline.com. À cette adresse web, entrez le code d’utilisateur de la Société rogers4u et le mot de passe de la Société rogers1. La ligne d’assistance STAR de Rogers et son interface web sont accessibles, sans frais, 24 heures sur 24, sept jours sur sept.

Veuillez garder à l’esprit que la ligne d’assistance STAR de Rogers n’a PAS été mise en place pour remplacer la communication directe et significative entre vous et votre chef ou votre représentant des Ressources humaines, lorsque c’est approprié.

Politique

La Politique de la Société est établie comme suit :

1. Tous les employés doivent signer la Convention, comme condition d’emploi, avant leur entrée en fonction.
2. Tous les membres du personnel, outre certains employés à salaire horaire désignés, doivent passer en revue ce Code et en signifier leur acceptation chaque année. On demande aux employés à salaire horaire de Rogers Vidéo et aux employés des jours de matchs de signer le document relatif aux engagements de l’employé propre à leur unité d’affaires.
3. Tous les employés qui sont mutés ou promus au sein de la Société doivent signer la Convention de nouveau. Il s’agit d’une condition à leur mutation et (ou) promotion. Le chef chargé de l’embauche doit s’assurer que l’exemplaire récemment signé de la Convention est transmis au service des Ressources humaines et versé au dossier de l'employé.
4. Tous les employés doivent connaître les politiques de Rogers qui sont pertinentes à l'exécution des tâches liées à leur poste.
5. Le défaut de se conformer à toutes les dispositions de ce Code entraînera des mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement et (ou) jusqu’à une poursuite en justice.
6. Toutes les infractions à ce Code signalées doivent faire l’objet d’une enquête et être traitées de manière uniforme par les chefs, peu importe le statut de l’employé.

Lignes directrices du Code de déontologie

1. Lignes directrices concernant le contrat et l'engagement

   Les employés doivent s’assurer que tous les contrats et les engagements ont été dûment autorisés et documentés avant la prise d’engagements au nom de la Société. (Veuillez vous reporter à la politique PUR 45 – Directives sur les achats et engagements).

2. Respect des lois

   Les employés sont tenus personnellement responsables de se conformer à toutes les lois et à tous les règlements applicables à la Société. Les employés qui doutent de la légalité d’un plan d’action ou d’une action déjà entreprise doivent discuter de l’activité avec leur chef ou leur superviseur. Le chef ou le superviseur doit consulter le vice-président ou le directeur, Ressources humaines, qui doit, à son tour, consulter le service juridique de Rogers (ou un avocat externe approuvé), au besoin.

   Les employés ne doivent pas traiter avec des fournisseurs et (ou) des entrepreneurs qui cautionnent des pratiques ou des comportements illégaux ou contraires à l'éthique. Signalez immédiatement toute pratique de vente ou d’achat contraire à l’éthique d’un fournisseur ou d’un employé de Rogers au chef de l’employé et par l’intermédiaire de la ligne d’assistance STAR de la Société (1-877-355-STAR) ou du site www.compliance-helpline.com.

3. Respect et dignité au travail

   La Société s'engage à veiller à ce que tous les employés, fournisseurs, partenaires d’affaires, bénévoles et clients, ainsi que le grand public, soient traités avec respect et dignité. Elle ne tolérera pas d’actes de harcèlement ni de discrimination de la part de ses employés. Veuillez vous reporter à la politique HR 2.5 – Harcèlement en milieu de travail.

4. Traitement équitable

   La Société ne cherche pas à obtenir des avantages concurrentiels par des pratiques ou des comportements illégaux ou contraires à l’éthique. Chaque employé doit s’efforcer de traiter de façon équitable et éthique avec les clients de la Société, les fournisseurs de service, les autres fournisseurs, les concurrents et les employés. Aucun employé ne doit tirer un avantage indu d’une autre personne par la manipulation, la dissimulation, l’utilisation abusive d’information privilégiée, la déclaration inexacte de faits importants ou des pratiques de traitement inéquitables ou contraires à l’éthique.

   Les règles de conduite en matière de concurrence commerciale sont établies dans la Loi sur la concurrence et dans certains articles de la Loi sur les télécommunications et de la Loi sur la radiodiffusion. Toutes les pratiques doivent être conformes à ces lois. (Veuillez vous reporter à la politique LEG 18 – Loi sur la concurrence).

   Les employés ne doivent jamais divulguer ou communiquer aux concurrents des renseignements confidentiels au sujet de la Société, dont les politiques de tarification ou d’achat, ni en discuter avec les concurrents. Les renseignements sur les concurrents doivent être recueillis de façon légale. Aucune information sur un concurrent ne sera demandée des employés ayant déjà été au service d’une entreprise concurrente.

5. Protection et utilisation appropriée des actifs de la Société

   Tous les employés ont la responsabilité de protéger les fonds de la Société, et d’en faire un usage adéquat en suivant les procédures visant à prévenir leur perte, leur vol et leur utilisation non autorisée. Les fonds et biens comprennent le temps, l'argent, les chèques, les cartes de paiement, les terrains, les immeubles, les renseignements et les dossiers exclusifs, les véhicules, l’équipement, la propriété intellectuelle, les systèmes d’information et tout autre bien.

   Afin de protéger les fonds et les biens de la Société, il est nécessaire de s’assurer, entre autres, de ce qui suit :

   • Les dépenses sont effectuées à des fins commerciales légitimes.
   • L’équipement et les systèmes informatiques ainsi que les renseignements qu’ils comprennent sont protégés contre l’accès, l’utilisation, la modification et la destruction non autorisés, ainsi que contre le vol ou la perte.
   • Les téléphones, le courriel et Internet sont uniquement utilisés à des fins commerciales légitimes.
   • À l’occasion de la cessation d’emploi, les employés doivent retourner tous les dossiers et l’équipement de la Société.

   En aucun cas les employés ne doivent emprunter ni utiliser le nom, les biens, le fonds commercial, les fonds, les données ou les autres actifs de la Société pour leur gain ou leur avantage personnels ou pour ceux d’autres personnes, à moins que cela ne soit autorisé au nom de la Société. La Société ne permet pas la présence d’avis, de messages ou d’affichages de tierces parties ou d’organisations externes sans la permission écrite du service des Ressources humaines.

   Tout lien avec des produits et services de la Société et (ou) toute utilisation de ceux-ci qui sont non autorisés constituent des actes criminels. Tout employé ou entrepreneur dont il est avéré qu’il a un lien avec des produits et (ou) des services de la Société non autorisés, qu’il les a en sa possession ou qu’il a aidé un tiers à se les procurer, sera poursuivi en justice.

   Pour protéger les actifs de la Société, il nous incombe de signaler immédiatement tout acte pouvant constituer des atteintes à la sécurité réelles ou soupçonnées au service de Sécurité de l’entreprise ou par l’intermédiaire de la ligne d’assistance STAR de la Société (1-877-355-STAR) ou du site www.compliance-helpline.com.

6. Pratiques d'embauche

   La Société s’engage à offrir à tous les employés les mêmes chances à l’égard de tous les aspects du travail, et la Société continuera de fonder les occasions d’emploi ou de promotion sur le principe du mérite. (Veuillez vous reporter à la politique HR 2.1 – Gestion des différences).

7. Santé et sécurité

   Tous les employés doivent effectuer leurs tâches en toute sécurité et se tenir au courant des politiques, procédures et directives de la Société concernant la santé et la sécurité. (Veuillez vous reporter à la politique HR 2.6 – Santé et sécurité, ainsi qu’aux normes de santé et de sécurité sur HR Xpress).

8. Alcool et drogue

   Il est strictement défendu d’avoir en sa possession, de consommer ou de vendre des drogues illicites et des substances d’usage restreint pendant le travail ou en tous lieux appartenant à la Société, y compris les véhicules de la Société.

   Sauf dans certaines circonstances, telles que des événements approuvés ou parrainés par la Société pour lesquels une approbation préalable a été obtenue du président de l’unité d’affaires ou de la personne à qui le président a délégué cette responsabilité, il est interdit de fournir ou de consommer de l’alcool dans les lieux appartenant à la Société et dans les véhicules de la Société. L’approbation peut être accordée en tenant compte de la réputation, de l’image et de la responsabilité de la Société, ainsi que des risques auxquels elle s’expose. Chaque employé est tenu de se comporter de façon responsable lorsqu’il participe à un événement parrainé par la Société ou un fournisseur.

   Le fait de se trouver sous l’influence de la drogue ou de l’alcool sur les lieux appartenant à la Société ou dans un véhicule de la Société constitue une conduite professionnelle inappropriée qui sera traitée comme une infraction grave.

9. Environnement

   La Société s’engage à être socialement responsable sur le plan de l’environnement. La Société respectera toutes les lois environnementales en vigueur dans les territoires où elle exerce des activités commerciales, et chaque employé est tenu de se comporter en conséquence. Toute dérogation aux lois environnementales ou à la politique environnementale de la Société doit être immédiatement signalée au cadre supérieur de l’entreprise ou de l’unité d'affaires en question. Un signalement oral doit être immédiatement suivi d’un rapport écrit. (Veuillez vous reporter à la politique GEN 30 – Vérification environnementale et protection de l’environnement).

10. Accès à l'ordinateur et utilisation de médias électroniques

    Afin de protéger l’accès aux systèmes, les applications et les données des systèmes informatiques de la Société, les employés sont tenus de protéger leur mot de passe. En aucun cas les utilisateurs ne doivent partager leurs mots de passe ou permettre à d’autres personnes de se servir de leurs codes d’utilisateur. (Veuillez vous reporter à la politique CS 1 – Accès à l’ordinateur.)

    Les utilisateurs des systèmes informatiques de la Société et (ou) d’Internet doivent savoir que leurs communications ne sont pas protégées de la surveillance de tiers à moins qu'une méthode de chiffrement approuvée ne soit utilisée. Les employés ne doivent pas transmettre de renseignements jugés de nature confidentielle au moyen d'Internet.

    La Société se réserve le droit en tout temps d’examiner les courriels, les dossiers informatiques, les répertoires de fichiers personnels et tout autre renseignement conservé sur l’équipement de la Société ou transmis au moyen de celui-ci afin d’assurer la conformité avec les politiques internes, d’appuyer les enquêtes internes ou externes et de contribuer à la gestion des systèmes d’information. Les employés doivent être au courant que tous les courriels sont réputés propriété de la Société; ils sont archivés et peuvent être récupérés et examinés en tout temps, même après leur suppression.

    La langue et le comportement adoptés dans les conversations et les échanges par messagerie instantanée et par courriel rejaillissent sur la Société. Il est donc nécessaire d’afficher un comportement professionnel en tout temps..

    Il est interdit d’utiliser l’équipement de la Société pour télécharger, transmettre et échanger des documents qui sont en conflit avec les politiques de la Société. L’utilisation personnelle de l’équipement de la Société est permise dans certaines conditions, tel qu’il est décrit dans la politique CS3 – Utilisation de médias électroniques. Il est obligatoire de se conformer à la politique CS 3. Le défaut de l’observer peut entraîner des mesures disciplinaires allant jusqu’au congédiement.

    (Veuillez vous reporter à la politique CS 3 – Utilisation des médias électroniques pour obtenir la liste complète des pratiques inacceptables et les lignes directrices destinées aux employés).

11. Rendement au travail

    La Société s’attend à ce que les employés assument la responsabilité des résultats de leur propre travail, en fonction de l’honnêteté, de la qualité, du respect des délais prescrits, de l’efficacité, de la sécurité et de l’amélioration continue. Elle s’attend également à ce que les chefs exercent du leadership de façon à appuyer ces facteurs et à s’assurer que les actions de tous les employés sont dans le meilleur intérêt de la Société. Les employés doivent respecter les heures normales de travail, établies selon les procédures de fonctionnement applicables et (ou) celles du service concerné. (Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la politique HR 1.3 – Heures de travail.)

12. Engagement total envers la Société

    Les employés doivent demeurer libres de tout intérêt ou relation d’affaires à l’extérieur du travail qui pourrait nuire à la réalisation des tâches associées à leur poste (p. ex., la disponibilité pour faire des heures supplémentaires, lorsque c’est nécessaire).

    Il est nécessaire d’obtenir une approbation préalable du comité des candidatures et du comité de gouvernance du conseil d’administration de RCI avant d’accepter tout poste en tant que membre d’un conseil d’administration, d’un comité consultatif ou de tout autre comité similaire au sein d’un organisme à but lucratif, d’un organisme à but non lucratif majeur ou d’une organisation caritative importante, à moins que l’employé ne soit appelé, en raison des fonctions qu’il occupe chez Rogers, à siéger audit conseil d’administration ou comité à titre de représentant de la Société.

    Tout employé qui envisage de faire partie du conseil d’administration, du comité consultatif ou d’un groupe semblable de toute entreprise externe, de tout organisme sans but lucratif majeur ou de toute organisation caritative importante doit d’abord recevoir l'approbation de son superviseur. Il doit ensuite soumettre une autre demande d'approbation au chef du contentieux de Rogers.

    Tout employé qui siège à un conseil d’administration ou à un groupe semblable à titre de représentant de Rogers ne recevra aucune rémunération, de quelque nature que ce soit, directe ou indirecte, pour l’exécution de ces services. Aucun employé siégeant à un conseil d'administration ou à un groupe semblable à son propre compte ne se fera rembourser par Rogers, directement ou indirectement, les dépenses qu’il a engagées dans l’exercice de ces activités.

13. Conflit d'intérêts

    Un conflit d’intérêts survient lorsque les intérêts personnels d’une personne interfèrent, ou semblent interférer avec ceux de la Société. Un conflit d’intérêts peut survenir lorsqu’en raison d'agissements ou d’intérêts personnels, il est difficile pour un employé d’effectuer ses tâches objectivement et efficacement.

    Les employés doivent éviter les activités ou les situations qui engendrent des conflits d’intérêts, réels ou perçus, avec la Société. Les employés doivent signaler les conflits d’intérêts potentiels ou toute relation qui permet de croire, de façon raisonnable, qu’elle pourrait causer un conflit d’intérêts à leur chef ou par l’intermédiaire de la ligne d’assistance STAR de la Société (1-877-355-STAR) ou du site www.compliance-helpline.com.

    Les conflits d’intérêts comprennent ce qui suit, sans s’y limiter :

    • Intérêts financiers personnels :
      • Des opérations commerciales intervenues entre la Société et une entreprise, si un employé et (ou) tout membre de sa famille détient une participation financière dans l’entreprise et (ou) ses filiales qui est significative pour l’employé et (ou) sa famille ou qui représente une participation de plus de 5 % dans l’entreprise et (ou) ses filiales;
      • Un employé ayant un intérêt financier à l'égard d'un concurrent de la Société, ou qui exécute des services ou entreprend une activité (de nature commerciale ou non et (ou) qui ne suppose pas d’intérêt financier personnel) pour un concurrent de la Société.
    • Représentation, hospitalité, cadeaux, faveurs ou pots-de-vin :
    • Accepter ou donner toute invitation dans un cadre de représentation, toute marque d'hospitalité, tout cadeau ou tout don qui, de façon raisonnable, pourraient être perçus comme un moyen d'influencer au nom de Rogers la décision prise par une personne, ou qui pourraient déborder du cadre professionnel normal, constitue un conflit d'intérêts. Toute invitation dans un cadre de représentation, toute marque d’hospitalité, tout cadeau ou toute faveur offerts ou acceptés par un employé de la Société dans le but d’obtenir une action ou une décision ou encore de reconnaître ou de récompenser une telle action ou décision, sont interdits. Tous les employés qui font affaire au nom de Rogers doivent agir dans l’intérêt supérieur de Rogers, et être perçus comme agissant ainsi par les autres, tout en se dégageant de toute forme de conflit d’intérêts. Les employés peuvent donner ou recevoir des faveurs, des invitations dans un cadre de représentation, des marques d’hospitalité, des cadeaux et des dons modestes dans le contexte de l’exécution de leurs tâches pourvu que les critères suivants soient respectés :
      • ils font partie d’une relation d’affaires normale et sont conformes aux pratiques commerciales acceptées;
      • aucun argent comptant ni titres ne sont échangés;
      • la valeur de tels échanges est suffisamment basse pour qu’ils ne soient pas perçus ou interprétés comme incitatifs, pots-de-vin ou autres paiements ou consentements illicites;
      • de tels échanges ne se répètent pas régulièrement;
      • de tels échanges ne contreviennent à aucune loi et se font conformément aux normes et comportements généralement acceptés sur le plan de l’éthique professionnelle; et
      • l’employé en informe son chef ou superviseur.

      Dans les cas où un employé effectue un déplacement chez un fournisseur actuel ou potentiel en dehors de la ville, l’employé doit payer ses frais de déplacement, de représentation et d’hébergement, qui feront l’objet d’un remboursement par la Société, conformément à la politique GEN 9 – Frais de voyage. Le paiement de ces frais ne constituant pas des remboursements par la Société est permis à la condition d'une approbation par écrit du chef ou du superviseur de l'employé et pourvu que le remboursement ne puisse être perçu comme un gain personnel ou comme un moyen d'influencer la décision de l'employé ou la recommandation du fournisseur.

      Si un employé propose d’effectuer des transactions de nature personnelle avec le fournisseur de la Société, celles-ci doivent être faites dans les conditions qui sont offertes aux autres clients non privilégiés du fournisseur afin d’éviter tout conflit d’intérêts et elles doivent être approuvées par le chef ou le superviseur de l’employé.

    • Embauche de membres de la famille :

      Les membres de la famille d’un employé sont : les parents, les conjoints (y compris les conjoints de fait et les conjoints du même sexe), les grands-parents, les frères, les sœurs, les enfants, les neveux, les nièces, les tantes, les oncles et les cousins (y compris les membres de la famille adoptés, les membres de la famille d’accueil, les membres de la famille recomposée et les personnes ayant des liens de parenté par alliance).

      Les membres de la famille des employés peuvent seulement être embauchés selon les procédures de recrutement standard et ils doivent répondre aux exigences du poste. Si un employé est appelé à superviser un membre de sa famille ou à occuper un rôle selon lequel il exercerait une influence sur la carrière ou les activités d’un membre de sa famille ou sur les récompenses qui lui seraient attribuées, un tel conflit d’intérêts doit être signalé au service des Ressources humaines immédiatement. Un plan d’action approprié doit être déterminé, par exemple, l’obtention de l’approbation de la haute direction et du comité de rémunération du conseil d’administration de RCI.

14. Versement illégal aux fonctionnaires

    Il est interdit aux fonctionnaires, de n’importe quel ordre de gouvernement, d’obtenir de l’argent, des biens, des occasions de divertissement, des marques d’hospitalité, des cadeaux ou des faveurs de la Société par l’utilisation abusive de leur poste officiel ou comme condition à l’exécution de tâches qu’ils doivent accomplir dans le cadre de leur travail normal. Si un employé est informé du fait que de tels paiements ont été demandés ou effectués, il doit immédiatement le signaler à son superviseur et par l'intermédiaire de la ligne d’assistance STAR de la Société (1-877-355-STAR) ou du site www.compliance-helpline.com.

15. Gestion des dossiers appropriée

    Toutes les transactions de la Société doivent être enregistrées et constatées dans les livres comptables de la Société. Ces mesures sont essentielles au respect des obligations de la Société en matière de gouvernance et de communication de l’information financière. Tous les employés de Rogers sont tenus de s’assurer que les dossiers comptables de la Société ne contiennent pas d’entrées qui sont fausses, inexactes ou trompeuses et que toutes les communications publiques présentent des renseignements justes, complets, exacts et compréhensibles, en temps opportun.

    Dans la préparation et la gestion des livres et des dossiers comptables de Rogers, les employés doivent veiller à ce qui suit :

    • observer toutes les normes et pratiques comptables acceptées, ainsi que tous les règlements et contrôles applicables;
    • s’assurer de consigner avec exactitude et en temps opportun les coûts, les ventes, les livraisons, les feuilles de temps, les récépissés, les factures, les fichiers relatifs à la paie et aux avantages sociaux, les données de réglementation, les rapports de dépenses et les autres opérations financières dans les comptes appropriés;
    • enregistrer tous les fonds, les actifs et les transactions, sans créer de fonds ni d'actifs non communiqués ni enregistrés pour quelque motif que ce soit;
    • tenir et conserver les livres et des dossiers comptables qui reflètent, avec exactitude et de façon suffisamment détaillée, les transactions, les acquisitions et l'aliénation des actifs ainsi que les autres activités pertinentes de la Société (veuillez vous reporter à la politique SEC 4 – Conservation des dossiers);
    • ne signer que les documents qui sont exacts et véridiques;
    • limiter l’accès aux renseignements de nature sensible ou confidentielle (tels que les dossiers financiers et l’information sur les clients) afin de garantir qu’ils ne sont pas divulgués, modifiés, utilisés de façon abusive ou détruits, accidentellement ou intentionnellement, sauf en conformité avec les politiques de conservation de documents de la Société.
16. Contributions politiques et dons de charité

    Tous les employés ont le droit d’effectuer des contributions de nature politique ou des dons de charité et sont invités à le faire en utilisant leur temps et leurs fonds personnels pour manifester leur sens civique. Les contributions de tout genre versées aux organisations politiques au nom de la Société doivent être approuvées à l’avance par le vice-président, Communications, RCI. Les demandes de dons de bienfaisance formulées par des tiers doivent être transmises au vice-président, Communications, RCI.

17. Confidentialité

    Les employés travaillant pour la Société peuvent avoir accès à des renseignements de nature confidentielle ou exclusive dont la divulgation inappropriée pourrait avoir des conséquences sérieuses pour la Société. Les employés doivent préserver la confidentialité de l’information qui leur est confiée, sauf lorsque sa divulgation est autorisée ou prescrite par la loi.

    Il est nécessaire de porter une attention accrue à la sécurité, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts lorsque le (la) conjoint(e) d’un(e) employé(e), un membre de sa famille ou l’un de ses amis est un employé ou un dirigeant d’un concurrent ou d’un fournisseur de la Société.

    Renseignements sur le client

    Sous réserve de certaines exceptions, la loi exige que la Société permette aux clients d’avoir accès à tous les renseignements personnels que possède la Société à leur sujet, y compris les dossiers tels que les registres et les notes du Service à la clientèle. Les employés doivent éviter d'effectuer des entrées qui ne sont pas fondées sur des faits, d'employer un langage inapproprié ou de faire des commentaires déplacés. Tous les renseignements que détient la Société au sujet de ses clients sont confidentiels et ne peuvent pas être divulgués ou utilisés, directement ou indirectement, sauf à des fins commerciales.

    À moins que le client ne donne son consentement explicite, ou que la Société n’y soit tenue par la loi, la Société ne peut pas divulguer les renseignements personnels confidentiels du client à quiconque, sauf :

    • au client lui-même;
    • à une personne que la Société a raisonnablement lieu de croire qu’elle agit au nom du client;
    • à une autre société, dans le but de fournir au client un service efficace et rentable, lorsque les renseignements ne serviront qu’à cette fin et seront traités de façon confidentielle (par exemple, dans le cas d’un échange de renseignements détaillés sur les appels pour le paiement de frais d’utilisation) ou lorsqu’ils ne serviront que dans le but de fournir des services de téléphonie ou des services d’annuaire et qu’ils seront traités de façon confidentielle (par exemple, une entreprise dont les services ont été retenus par la Société pour des travaux d'installation effectués en son nom);
    • à un agent dont les services ont été retenus par la Société pour évaluer la capacité financière du client ou pour recouvrer des sommes dues, lorsque les renseignements sont nécessaires et qu’ils ne seront utilisés qu’à cette fin; et
    • à une autorité publique, s’il existe un danger imminent pour la vie ou pour les biens qui pourrait être évité ou réduit au minimum en communiquant les renseignements.

    L’interception illicite d’une communication privée constitue une infraction criminelle. Un employé ne peut intercepter une communication privée que lorsqu'une telle interception est nécessaire à la prestation de services, aux contrôles de la qualité dans le cadre de la surveillance du service et à la protection des droits ou des biens de la Société, ou lorsqu’il y est autorisé par la loi.

    La protection de la vie privée du client est également essentielle dans le traitement des contrats, des propositions et des devis. Un employé doit en tout temps s’assurer que les renseignements sur le client ne sont pas transmis aux sociétés affiliées, partenaires, agents ou filiales de notre groupe, à l’exception des sociétés affiliées, partenaires, agents ou filiales de notre groupe qui jouent un rôle direct dans le contrat, la proposition ou le devis en question, à moins que le client n'accorde son consentement explicite à cet égard.

    Renseignements sur l’employé :

    Les employés ne doivent pas divulguer de renseignements de nature personnelle sur leurs collègues ou d’autres employés, y compris les numéros de téléphone et les adresses privés, les dossiers médicaux ou les renseignements sur leur rémunération, à moins qu’ils n’y soient tenus par la loi ou qu’un représentant autorisé de l’employé en question ne l’y ordonne.

    Lorsqu’une telle demande est effectuée, elle doit être acheminée au service des Ressources humaines. Aucune déclaration, aucune entrevue, aucun accès aux dossiers ne doivent être accordés avant que la Société ou le conseiller juridique de la Société n’ait examiné la demande. La demande peut être légitime, mais la Société a le droit de déterminer le caractère raisonnable de la demande et de s’assurer que toutes les réponses sont complètes et exactes.

18. Cession de propriété intellectuelle

    De temps à autre, les employés peuvent produire à titre d'auteur, de créateur ou de concepteur ou réaliser des éléments de propriété intellectuelle au cours de leur emploi au sein de la Société (que ce soit ou non pendant les heures normales de travail ou au lieu de travail de l’employé). Les informations et les éléments de propriété intellectuelle provenant directement ou indirectement de l’exercice des fonctions en tant qu'employé de Rogers sont considérés comme la propriété exclusive de la Société et ils doivent être traités comme de l’information confidentielle.

    Pour plus de certitude, les présentes dispositions ne s’appliquent pas aux productions effectuées à titre de pigiste et (ou) aux productions indépendantes autorisées, effectuées à titre d’auteur, de créateur, de concepteur ou réalisées par des employés de la Société entièrement à l’extérieur du cadre et du mandat d’emploi de l’employé, et n’étant liées d’aucune façon aux responsabilités et aux tâches de l’employé au sein de la Société.

    Veuillez vous reporter à la section B de la Convention.

19. Divulgation, utilisation restreinte de renseignements confidentiels et opérations d'initiés

    La Société s’engage à appliquer les pratiques d’excellence dans la communication de toute information importante, de façon exacte et en temps opportun. La Société divulguera sans délai toute information importante de façon complète, juste, exacte et compréhensible, en temps opportun, conformément aux lois sur les valeurs mobilières et aux règles boursières. Tous les employés doivent s’acquitter de leurs responsabilités en mettant en pratique l’engagement susdit de la Société, notamment de divulguer en temps opportun toute information importante à la personne appropriée au sein de la Société, conformément aux politiques et procédures de cette dernière en matière de divulgation.

    Chaque dirigeant concerné par le processus de divulgation de la Société est tenu de connaître ce dernier et d’adhérer au processus de surveillance de la divulgation ainsi qu’au contrôle interne sur les rapports financiers de la Société. De plus, toute personne ayant une autorité directe ou un pouvoir de surveillance sur les documents déposés pour répondre aux exigences réglementaires ou les autres communications publiques de la Société doit consulter les autres dirigeants et employés de la Société, dans la mesure où cela est approprié étant donné son domaine de compétence. Chaque dirigeant concerné par le processus de divulgation de la Société doit :

    • connaître les obligations d’information applicables à la Société ainsi que les opérations commerciales et financières de cette dernière;
    • ne pas dénaturer sciemment, ou faire en sorte que d’autres dénaturent, des faits relatifs à la Société, et ce, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la Société, incluant les vérificateurs indépendants de la Société, les organismes de réglementation et d’autoréglementation; et
    • vérifier et analyser de manière critique l’exactitude et l’exhaustivité de l’information à divulguer proposée (ou, le cas échéant, déléguer cette tâche).

    Déclarations publiques :

    Les employés ne doivent pas discuter de changements ni de développements potentiels avec des personnes à l'extérieur de la Société avant qu'une annonce officielle ne soit faite. Notamment :

    • Toute information sur les changements relatifs à la Société et sur ses produits et forfaits, y compris toute information importante ou financière pouvant avoir une incidence sur la valeur des titres de la Société ou sur les décisions des investisseurs sera uniquement communiquée par les porte-parole autorisés de la Société;
    • Toute information confidentielle relative à des sociétés exploitantes précises sera diffusée par le chef de l’unité d’affaires;
    • Les employés qui expriment des opinions en dehors de leur domaine de compétence doivent marquer la différence entre le fait de parler en leur nom et au nom de la Société afin de s’assurer que leurs points de vue ne sont pas être perçus comme ceux de la Société. Le papier à en-tête de la Société ne doit pas être utilisé pour exprimer des points de vue personnels.

    Les employés ne doivent pas répondre aux questions de médias, d’organes législatifs, d’entreprises ni d’organismes, à moins qu'ils n’y soient autorisés. Toutes ces questions doivent être dirigées vers la personne désignée au sein de chaque société exploitante. Le nom du porte-parole désigné pour chaque société exploitante ainsi que les moyens de lui acheminer les questions seront communiqués par les sociétés exploitantes à leurs employés respectifs. Les questions de journalistes adressées aux employés de Rogers Communications inc. et de Services partagés de Rogers doivent être dirigées vers le vice-président, Communications, RCI. (Veuillez vous reporter aux politiques LEG 5 – Divulgation et utilisation restreinte de l'information importante confidentielle et LEG 6 Divulgation et utilisation restreinte de l'information importante confidentielle (Sans-fil seulement)).

    Les employés de toutes les sociétés et unités administratives de Rogers doivent diriger les questions de la presse, des médias, d’analystes en recherche et en valeurs mobilières, de courtiers et d'investisseurs au vice-président, Relations avec les investisseurs, RCI. À moins d’y être autorisés, les employés n’ont pas le droit de prendre contact avec la presse, les médias, les analystes en recherche et en valeurs mobilières, les courtiers et les investisseurs au sujet des activités commerciales de la Société.

    Les employés qui participent à tout forum public à titre d’employé de Rogers doivent d’abord obtenir l’approbation du vice-président désigné responsable des relations publiques au sujet du contenu de tout commentaire ou discours afin de s’assurer qu'il est conforme à la politique de la Société et qu’il ne comprend aucune information confidentielle ou n’y fait pas allusion.

    Opérations d’initiés :

    Il est interdit aux employés qui ont connaissance de renseignements confidentiels importants au sujet de la Société de négocier les titres de la Société avant que l’information ait été communiquée au public et qu’au moins une séance ait eu lieu. Les employés ne doivent pas dévoiler de l'information importante à qui que ce soit avant qu’elle n’ait été communiquée au public. Les dirigeants de la Société qui sont considérés comme des initiés doivent soumettre un rapport pour chaque opération sur les titres de la Société à www.sedi.ca. (Veuillez vous reporter à la politique LEG 5 – Divulgation et utilisation restreinte de l'information importante confidentielle).

20. Protection de la marque

    Toute utilisation des symboles, des signatures ou des logos de la Société doit être conforme aux principes énoncés dans le Guide des normes graphiques de Rogers, y compris l’utilisation du logo de la Société sur le papier à en-tête.

    Une approbation doit être obtenue avant que Rogers accorde à d’autres la permission d’utiliser le nom ou la marque Rogers. Il existe, sur l’intranet de Rogers, un répertoire de personnes-ressources qui peuvent être consultées pour faire approuver l’utilisation de la marque ou si les employés ont besoin de précisions au sujet de l'utilisation de la marque.