Découvrez notre plan en 5 étapes pour intégrer les dispositifs de consignation électronique à votre parc de véhicules

Êtes-vous inquiet à l’approche de la date limite du 1er janvier fixée par le gouvernement pour l’utilisation des DCE? Ces conseils vous aideront à passer facilement du papier au numérique

Les entreprises canadiennes de camionnage ont encore du temps pour se préparer à l’entrée en vigueur imminente du règlement canadien sur les dispositifs de consignation électronique (DCE), et même en tirer parti. C’est ce qui ressort de notre conversation avec Marc Moncion, vice-président, Sécurité, conformité et affaires réglementaires, chez Fleet Complete. Œuvrant dans le secteur depuis 25 ans, il est un camionneur expérimenté qui a passé sa carrière à défendre les intérêts des conducteurs tout en siégeant au sein d’organismes de réglementation gouvernementaux.

Selon M. Moncion, les entreprises devraient passer par cinq phases de transition clés en vue de l’échéance du 1er janvier 2023, date à laquelle tous les conducteurs de véhicules utilitaires au Canada actuellement tenus de remplir des fiches journalières devront adopter des DCE certifiés par une tierce partie.

Le temps des discussions et des débats sur l’occasion que représente un règlement canadien sur les DCE est terminé. Presque tout le monde s’accorde à dire qu’il rendra les routes plus sécuritaires et améliorera l’efficacité des entreprises, ce qui rendra l’industrie plus équitable et peut-être même plus rentable pour les transporteurs qui profiteront de tous les avantages que les DCE peuvent offrir. Il ne reste plus qu’à passer à l’action.

À cette fin, M. Moncion donne d’excellents conseils sur la manière de procéder à la transition. Que vous soyez encore en train d’essayer de définir la vision de votre entreprise pour l’avenir en matière de DCE ou d’établir une méthode pour que tous vos conducteurs et votre personnel se familiarisent avec la nouvelle technologie, ou que vous cherchiez des façons novatrices de faire profiter votre entreprise de la solution DCE que vous avez choisie, M. Moncion a quelques conseils utiles à vous offrir.

Quel dispositif convient le mieux à votre entreprise, à vos véhicules et à vos conducteurs? Qui devrait avoir son mot à dire? Quand devriez-vous commencer à exécuter le plan de mise en service des DCE afin d’avoir suffisamment de temps pour effectuer la transition dans l’ensemble du parc de véhicules et former le personnel concerné?

Phase 1 : Développement de votre stratégie en matière de DCE

C’est la phase qui déterminera l’orientation de votre entreprise pour les années à venir, ce que votre parc de véhicules veut atteindre et comment la mise en service des DCE donnerait à votre entreprise un avantage concurrentiel sur le marché. Commencez par rendre la vision de l’entreprise pertinente et significative pour votre parc de véhicules, et assurez-vous que vos employés participent au processus d’élaboration de la vision.

Le passage des fiches journalières aux dispositifs automatisés rendra les choses beaucoup plus simples et efficaces à long terme, mais pour y parvenir aussi rapidement et efficacement que possible, vous devrez réfléchir à la manière dont vous pouvez utiliser les données générées par les DCE pour atteindre les objectifs de l’entreprise, puis élaborer un plan et prendre des décisions importantes.

Quel dispositif convient le mieux à votre entreprise, à vos véhicules et à vos conducteurs? Qui devrait avoir son mot à dire? Quand devriez-vous commencer à exécuter le plan de mise en service des DCE afin d’avoir suffisamment de temps pour effectuer la transition dans l’ensemble du parc de véhicules et former le personnel concerné?

Les réponses à ces questions permettront non seulement de garantir le bon déroulement des phases suivantes, mais aussi d’orienter les mises à jour des politiques et procédures de l’entreprise afin de garantir une utilisation correcte des dispositifs et une exploitation optimale de ceux-ci.

Phase 2 – Formation des conducteurs et du personnel de bureau

Les conducteurs sont la partie la plus importante de l’équation quand il s’agit des DCE

La meilleure technologie du monde peut être inutile entre les mains de personnes qui ne savent pas comment l’utiliser correctement. Une fois que vous avez choisi votre solution DCE, il est essentiel que toutes les parties prenantes – des conducteurs et du personnel d’entretien aux répartiteurs, en passant par les gestionnaires de parc de véhicules et les cadres qui prennent les décisions et définissent la politique de l’entreprise – reçoivent une formation adéquate sur l’utilité et le fonctionnement des DCE.

Les conducteurs, bien sûr, sont la partie la plus importante de cette équation. Ils devront non seulement savoir comment fonctionne le DCE de leur camion et ce qu’il enregistre, mais aussi quand il entre en fonction, quelles données peuvent être modifiées, comment ajouter des annotations, ce qu’il faut faire en cas de dysfonctionnement du DCE (conseil : il est essentiel d’avoir un journal de bord de secours) et ce que les conducteurs doivent faire lors des inspections routières et des audits d’installations. 

Cela peut sembler décourageant, mais les vendeurs de DCE compétents devraient être en mesure de vous aider en vous fournissant une documentation technique ainsi qu’une formation pour l’utilisateur final et des documents de soutien qui peuvent être distribués au personnel concerné, utilisés lors de séances de formation en ligne ou en personne, et consultés au besoin. Avec le bon partenaire de DCE, la formation ne devrait pas représenter un effort considérable.

Phase 3 – Mise en service des dispositifs

Choisissez quelques personnes de confiance pour participer à un programme pilote

La mise en service de la solution DCE que vous avez choisie n’est pas aussi simple que de déposer les appareils dans les véhicules et de les mettre en marche. Pour garantir une mise en service sans heurts et sans soucis, il est recommandé de prévoir l’installation pendant l’entretien des véhicules afin que votre parc de véhicules fonctionne à pleine capacité.

Vous devrez ensuite choisir quelques personnes de confiance pour participer à un programme pilote; une étape essentielle qui permettra de cerner les obstacles potentiels et d’y remédier avant de présenter la nouvelle technologie et les nouvelles procédures à tout le monde.

N’oubliez pas : Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps pour mener à bien cette phase afin de ne pas être contraint de précipiter les choses à l’approche de la date limite du 1er janvier.

Phase 4 – Vérification de l’utilisation et des données des DCE, et application des changements nécessaires

Donnez-vous la possibilité de vérifier les données enregistrées par les dispositifs afin de garantir la conformité à la réglementation

Une fois que vos DCE seront à bord des véhicules et que vos camionneurs commenceront à les utiliser, vous passerez de la formation et de la mise en service à la maintenance et à la gestion. Idéalement, cette phase commencera bien avant la date limite fixée par le gouvernement. Vous aurez ainsi la possibilité de vérifier les données enregistrées par les dispositifs afin de garantir la conformité à la réglementation.

C’est également à ce moment-là que vous pourrez commencer à surveiller et à analyser les données recueillies par ces dispositifs, et c’est là que vous commencerez à constater les avantages commerciaux des DCE. Vous serez en mesure de découvrir les habitudes de conduite des conducteurs que vous pourriez vouloir modifier, et de déterminer les indicateurs de rendement clés à surveiller. Les données recueillies seront différentes pour chaque transporteur, et c’est à vous de tirer le meilleur parti de ces précieux renseignements.

Phase 5 – Constatation des résultats

C’est la partie amusante! Une fois que vos dispositifs DCE sont installés, que la date d’entrée en vigueur est passée et que tout fonctionne bien, prenez le temps d’évaluer les résultats. Confirmez votre rendement du capital investi en examinant les heures additionnelles que vos conducteurs passent sur la route plutôt qu’à griffonner des entrées de journal et à rassembler des documents pour les inspections. Reconnaissez et partagez les anecdotes des conducteurs qui tirent le meilleur parti de la nouvelle technologie pour inspirer les autres. Recherchez d’autres moyens de tirer parti des DCE pour améliorer vos activités.

Il faut un peu de travail pour arriver à cette phase finale, mais les résultats en valent la peine.

Pour en savoir plus sur la façon dont Rogers peut aider votre entreprise dans sa transition, consultez notre centre des DCE ou la page des solutions de gestion de parc de véhicules de Rogers.