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5 étapes pour évaluer si le système téléphonique de votre entreprise est prêt pour une mise à niveau.

Ce dont il faut tenir compte lors de l'examen de votre système actuel et comment vous pouvez accroître l'efficacité.

Un groupe de personnes à une réunion avec des électroniques

À quand remonte votre dernière réflexion sur la technologie qui sert au quotidien dans votre entreprise? Peut‑être la dernière fois que vous avez accueilli un employé? Ou au moment où vous avez déménagé dans un nouveau bureau? Si cela fait un certain temps que vous n'avez pas évalué votre système actuel, vous voudrez peut‑être déterminer si une solution différente peut augmenter la productivité, améliorer le flux de travail et faire gagner du temps.

Pour de nombreuses entreprises, le système téléphonique est souvent négligé. Que vous soyez au bureau ou à l’extérieur avec des clients, il est essentiel que vous demeuriez en contact pour les activités courantes. Et comme les options ne manquent pas, trouver la bonne solution pour votre entreprise pourrait vous donner un avantage concurrentiel.

Du choix du moment et des fonctions, en passant par la planification et la mise en place, nous vous présentons cinq éléments importants pour vous aider à passer en revue votre système téléphonique actuel.

1. Quand et où commencer

Il est toujours pertinent de prendre du recul et d’évaluer le système téléphonique de votre entreprise. Par exemple, c’est au début d'un nouvel exercice financier que de nombreuses petites entreprises prennent le temps de voir leurs activités avec un regard neuf.

Commencez par rencontrer les employés de chaque service pour comprendre leurs exigences en matière de flux de travail et de technologie. Évaluez le flux de travail quotidien comme les appels des clients, les réunions, les processus internes et la façon dont les employés collaborent. L'objectif ici est de comprendre comment votre système actuel répond aux besoins de votre entreprise, et de déterminer les lacunes ou les goulots d'étranglement.

Obtenir les commentaires de votre équipe à cette étape est un excellent moyen de comprendre vos besoins en TI et d'obtenir rapidement le soutien de vos employés. Vous faciliterez ainsi l'intégration et la mise en place s'il est nécessaire de mettre vos systèmes à niveau.

2. Fonctions pour votre équipe et pour l'avenir

De plus en plus de petites entreprises pensent à la mobilité, et à juste titre. Les équipes ont besoin de plus de souplesse pour travailler n’importe où et sur n’importe quel appareil. Tenez compte des problèmes de flux de travail déterminés à la première étape pour voir si un changement de processus est la solution, ou si une solution technologique permettra de mieux résoudre le problème.

Par exemple, qu'arrive‑t‑il si un message est laissé dans la boîte vocale au bureau d’un employé et que celui‑ci se trouve à l'extérieur? Si votre entreprise a mis en place une messagerie vocale séparée pour les téléphones de bureau et les téléphones cellulaires, le délai de réponse au message est plus long, et on n’y répondra parfois pas avant la fin de la journée ou le début de la journée suivante. 

Un numéro et une boîte vocale uniques peuvent atténuer ce risque et améliorer votre service à la clientèle. Il en va de même pour la fonction de messagerie vocale à courriel si votre employé ne peut vraiment pas répondre.

Pouvoir rester en contact n’importe où et sur n’importe quel appareil (téléphone intelligent, téléphone de bureau ou même ordinateur portable ou tablette) peut permettre à votre entreprise d'être véritablement mobile.

À cette étape, il n'est pas trop tôt pour penser au futur. Pensez aux TI dont votre entreprise aura besoin pour soutenir sa croissance. La solution que vous choisissez doit vous donner l'assurance de ne jamais rater une occasion de vente, que vous passiez votre journée au même endroit, que soyez toujours en déplacement, ou quelque part entre les deux.

3. Ayez la tête dans le nuage pour toujours vous concentrer sur votre entreprise.

Si le temps, c'est de l'argent, il ne sert à rien de le dépenser pour assurer la maintenance d’une infrastructure sur place ou d'en perdre en raison du temps d'arrêt nécessaire au moment des réparations. En déplaçant votre système de communications en nuage, vous gagnerez du temps et vous réaliserez des économies en gestion des télécommunications. Vous aurez ainsi plus de temps pour faire progresser votre entreprise.

C'est pourquoi de plus en plus de petites entreprises au pays recherchent des solutions en nuage pour faire des économies. Le nuage comporte de nombreux avantages, y compris l’absence d'entretien, la disponibilité en tout temps, une évolutivité facile et la sécurité des données. Tout cela représente des économies pour votre entreprise puisque votre personnel peut se concentrer davantage sur vos principales activités commerciales plutôt que sur la technologie.

4. Planifiez, puis suivez votre plan.

Répondez à ces questions : savons‑nous de quelles fonctions nous avons besoin (et pourquoi nous en avons besoin)? Quelles ressources nous faudra‑t‑il pour effectuer le changement? Comment cela améliorera‑t‑il le service à la clientèle? Combien de temps la mise en place demandera‑t‑elle? 

Une fois que vous aurez un tableau net et précis de vos besoins en matière de flux de travail et de système, établissez un plan et tenez‑vous‑y. En comprenant bien les fonctions dont vous avez besoin, vous pouvez décider de tout implanter d’un coup ou d’y aller par étapes selon votre budget. Assurez‑vous de tenir compte des ressources nécessaires à la mise en œuvre de la nouvelle technologie et du soutien nécessaire à la maintenance. Une fois la mise en place terminée, fixez une date future à laquelle vous examinerez le rendement de votre système, ou adapterez votre flux de travail ou la solution en conséquence.

5. Pensez à demander l’avis d’un professionnel.

Si vous n’êtes pas prêt à évaluer vous‑même vos besoins en TI, des professionnels peuvent vous aider. Un professionnel posera les bonnes questions et aura moins d’idées préconçues sur votre flux de travail et sur vos systèmes actuels. En fin de compte, cela peut vous faire gagner du temps et vous donner la tranquillité d'esprit en sachant que vous avez la bonne solution pour votre entreprise.

Pour en savoir plus sur les communications en nuage.