Comment maintenir les voies de communication ouvertes durant la pandémie de COVID-19

L’adoption d’une solution de téléphonie d’affaires entièrement mobile pourrait aider votre entreprise à gérer le changement et à se préparer pour l’avenir

La pandémie de COVID-19 a eu des répercussions importantes sur les entreprises de toutes tailles. Les entreprises considérées comme des services essentiels qui sont restées ouvertes ainsi que celles qui rouvrent maintenant leurs portes cherchent non seulement de nouveaux moyens de répondre aux besoins de leurs clients, mais aussi des possibilités d’améliorer leur efficacité.

En effet, le contexte actuel modifie la façon dont les entreprises exercent leurs activités. Pour continuer à aller de l’avant, de nombreuses entreprises se sont adaptées, passant à des bureaux virtuels, à des plateformes en ligne pour le soutien à la clientèle et les transactions, à la cueillette en bordure de trottoir et à de nouvelles formes de livraison.

Une communication efficace est essentielle pour coordonner ces nouvelles activités commerciales. De plus en plus d’entreprises recherchent une solution de téléphonie en nuage avec des fonctions d’affaires plus sophistiquées.

Pour maintenir la connexion entre les clients et les employés pendant cette période où les affaires sont tout sauf normales, il est indispensable de mettre en place la technologie appropriée. Que vos établissements physiques soient ouverts au public ou que vous meniez vos opérations virtuellement, l’un des éléments clés d’une gestion réussie en ces temps difficiles reste l’efficacité des communications. Voici comment un système de téléphonie d’affaires mobile en nuage aide à maintenir le bon fonctionnement des voies de communication durant cette pandémie et au-delà.

Personnel toujours joignable

Si la façon dont vous gérez votre entreprise a changé, votre besoin de garder le contact avec les clients reste le même. Il est donc important de s’assurer que votre équipe travaille ensemble lorsqu’elle répond aux demandes des clients. Lorsque le bureau est fermé, un répondeur ne peut pas faire grand-chose.

Pour éviter de rater un appel d’un client ou de faire attendre un client potentiel, utilisez une fonction comme Groupes de recherche. Cette fonction de Rogers Unisson achemine automatiquement les appels entrants d’un employé à l’autre jusqu’à ce que quelqu’un y réponde, ce qui garantit que votre équipe est toujours joignable. Les membres de votre équipe peuvent prendre les appels sur leurs appareils mobiles, leurs ordinateurs portables ou leurs téléphones de bureau, tout cela avec un seul numéro.

Pensez à une épicerie indépendante ou à un centre de jardinage qui propose la cueillette en bordure de trottoir et demande aux clients de téléphoner à leur arrivée. Le fait de savoir quand un client est arrivé pour récupérer des achats qu’il a précommandés permet une remise rapide, élimine la congestion devant l’établissement et accélère le processus tant pour le client que pour l’entreprise.

Acheminement automatique des appels pour faire rouler les affaires

Quand les heures d’ouverture sont réduites et que les activités sont au ralenti, il n’est pas toujours possible d’avoir un réceptionniste assis à un bureau tous les jours pour répondre aux appels entrants. Pourtant, il demeure essentiel de répondre à tous les appels et à toutes les questions. Un système de réponse automatique tel que l’Aide vocale accueille les appelants et les achemine à la bonne personne de manière rapide et efficace.

Prenons l’exemple d’une clinique vétérinaire. Pour un petit cabinet, il n’est pas nécessairement possible de garder quelqu’un à la réception pendant les heures d’ouverture réduites, sans oublier que cela peut l’exposer à des risques pour la santé. L’Aide vocale peut résoudre ce problème en dirigeant l’appel d’un propriétaire d’animal inquiet vers un membre du personnel sur place ou hors site qui peut évaluer la situation, donner des conseils ou fixer un rendez-vous.

Transformation des messages vocaux en réponses écrites

Lorsque vous ne pouvez pas répondre à un appel d’un client, vous pouvez quand même répondre rapidement à ses besoins en utilisant une fonction comme la Messagerie vocale à courriel. Cette fonction transcrit automatiquement le message du client et joint un fichier audio de ce message, puis l’envoie directement à votre boîte de courriels afin que vous puissiez y donner suite rapidement et avoir des renseignements précis à portée de main.

Pour un restaurant qui offre des plats à emporter et un service de livraison, la possibilité de relire une commande à partir d’un courriel lors de la confirmation avec un client permet d’éviter les erreurs coûteuses causées par une mauvaise communication au moment de la préparation ou de la livraison des plats.

Si la COVID-19 a changé le monde des affaires, rester à la disposition des clients est toujours essentiel, et cela demeurera une nécessité même après la fin de la pandémie et la reprise des activités. De nouveaux défis nécessiteront de nouvelles solutions, et avec la bonne technologie, votre entreprise sera mieux équipée pour s’adapter maintenant et à l’avenir.

Pour en savoir plus sur Rogers Unisson, communiquez avec un représentant de Rogers.