Chaque fois que vous embauchez un employé, vous ajoutez de nouveaux appareils mobiles à votre entreprise, que vous le vouliez ou non.

Les gens adorent leurs appareils préférés et s’en serviront pour travailler, même s’ils ont un téléphone d’entreprise. En fait, plus de 67 pour cent des employés comptent sur leurs appareils personnels pour le travail.

De nombreuses entreprises ont établi une stratégie en matière d’utilisation des appareils personnels à des fins professionnelles pour permettre aux employés d’utiliser leurs appareils préférés. Cette stratégie facilite non seulement la vie de vos employés, mais elle est également bonne pour votre entreprise. Selon une étude récente, le travailleur moyen gagne 81 minutes de productivité chaque semaine s’il se sert de ses appareils personnels au travail.

Pour chaque employé que vous ajoutez à un programme d’utilisation des appareils personnels à des fins professionnelles, vous économisez 1 300 $ par année en frais d’appareils et de logiciels.

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Même si une stratégie en matière d’utilisation des appareils personnels à des fins professionnelles offre des avantages, elle peut aussi entraîner des défis pour vos administrateurs des télécommunications. Si vous payez les forfaits de vos employés, vous devrez vérifier les dépenses en télécommunications de chacun des employés et revoir des douzaines, ou même des centaines, de factures de service sans‑fil chaque mois. Vous devez vous assurer que chaque appareil respecte vos exigences en matière de sécurité et de conformité.

Heureusement, il y a des façons d’appuyer une telle stratégie tout en réduisant les tâches administratives. Les administrateurs des télécommunications peuvent économiser du temps tout en gérant mieux les forfaits sans‑fil et les appareils des employés. Voici cinq façons d’y arriver :

• Limitez les types d’appareils que vous prenez en charge.

Rendez votre stratégie en matière d’appareils mobiles plus facile à gérer en limitant les appareils des employés que vous prendrez en charge. Par exemple, vous pouvez préciser que les employés doivent utiliser seulement des appareils conformes à vos exigences en matière de sécurité. Vous assurerez ainsi la sécurité des données et des applications de l’entreprise.

• Choisissez un forfait sans‑fil avec les données flexibles.

Votre forfait devrait permettre aux employés de se servir de leurs appareils mobiles sans avoir à se soucier des limites de données. Et vous ne devriez pas à avoir non plus à ajouter des données manuellement ou à payer des frais élevés si un employé dépasse sa limite.

Si vous optez pour les données flexibles, votre fournisseur sans‑fil devrait ajouter automatiquement les données supplémentaires moyennant des frais prédéterminés et abordables au besoin. Les données sont rajustées automatiquement à la quantité originale le mois suivant, ce qui vous évite des frais. Les données flexibles vous offrent des frais prévisibles en plus de permettre à vos employés de se concentrer sur ce qui est important plutôt que sur les frais de surutilisation.

• Automatisez la gestion des dépenses en télécommunications.

De nombreuses entreprises se servent de feuilles de calcul pour comptabiliser les dépenses associées aux télécommunications et au programme d’utilisation des appareils personnels à des fins professionnelles. L’entrée manuelle de ces données prend du temps et peut mener à des erreurs. La gestion des dépenses en télécommunications élimine de nombreux processus laborieux et coûteux. Par exemple, vous pouvez automatiser des tâches des Comptes fournisseurs pour accélérer les paiements et éviter les frais de retard de paiement des factures. Grâce à la gestion des dépenses en télécommunications, vous pouvez aussi repérer les appareils qui ne sont plus utilisés et ne plus assurer la maintenance d’une technologie dont vous n'avez plus besoin.

• Choisissez un fournisseur sans‑fil qui vous affecte un représentant de compte attitré.

Un représentant attitré vous aidera à mieux comprendre les besoins de votre entreprise, de vos employés et en matière d’utilisation des appareils personnels à des fins professionnelles. En travaillant avec un « conseiller personnel », vous gagnerez beaucoup de temps pour la mise en place de nouveaux forfaits. Votre représentant vous évitera aussi de longues attentes avec le soutien technique. Lorsque vous avez une question, vous parlerez directement à votre représentant, et non à des techniciens au hasard qui vous demanderont peut‑être des renseignements de base qu’ils devraient déjà avoir. Comme votre représentant de compte attitré connaît votre entreprise, il est mieux placé pour résoudre vos problèmes au premier appel.

• Fournissez à vos employés un service d’itinérance sans soucis.

Dans le marché mondial actuel, les employés sont plus nombreux à se déplacer pour affaires. Selon Business Travel News, les frais de déplacement devraient atteindre 1,7 mille milliards de dollars en 2021, comparativement à 1,3 mille milliards de dollars en 2016.

Les employés ont besoin de forfaits d’itinérance qui leur procurent toutes les minutes de service voix et les données nécessaires à l’efficacité de leur travail lorsqu’ils sont en déplacement. Avec un forfait déterminé, les employés peuvent profiter d’un tarif d’itinérance quotidien fixe. Le forfait devrait s'activer automatiquement lorsqu’un employé se trouve en itinérance et se désactiver à son retour. Ainsi, vous n'avez pas à ajouter ou à retirer manuellement des forfaits d’itinérance, ou à vous soucier des tarifs d’itinérance élevés.

Les entreprises qui acceptent les appareils personnels à des fins professionnelles augmentent la productivité et le bien-être des employés, tout en réduisant leurs frais associés à la mobilité. Mais de nouveaux appareils ne signifient pas nécessairement plus de temps pour les tâches administratives. Avec la bonne stratégie, vous pouvez fournir à vos employés les outils dont ils ont besoin pour être productifs, tout en vous laissant plus de temps pour les projets critiques.