Concevoir un avenir numérique plus connecté

Découvrez comment cette entreprise de sciences du bâtiment a élaboré une efficace stratégie de travail à domicile grâce à Teams de Microsoft 365.

RDH Building Science Inc. (RDH) est une société d’experts-conseils en génie dont la mission très simple consiste à améliorer les bâtiments. Fondée en 1997 avec un seul bureau à Vancouver, l’entreprise est passée à neuf bureaux en Amérique du Nord et sert maintenant une clientèle internationale.

RDH travaille sur une large gamme de types de bâtiments, qu’ils soient nouveaux ou anciens. La clientèle diversifiée de l’entreprise comprend des propriétaires d’immeubles, des architectes, des entrepreneurs, des fabricants de produits, des avocats, des organismes gouvernementaux et plus encore. La diversité de l’équipe de RDH, qui comprend des ingénieurs, mais également des scientifiques, des professionnels de l’industrie de la construction et des architectes, contribue à faire en sorte que chaque projet sur lequel ils travaillent soit le meilleur possible.

Lorsque la pandémie de coronavirus a frappé, RDH s’engageait déjà dans une transformation numérique.

« Je me suis jointe à RDH pour transformer la façon dont les TI soutiennent l’entreprise », affirme Gladys Vogstad, directrice des applications d’affaires et des opérations à RDH. Une partie de cette évolution impliquait l’utilisation d’applications en nuage permettant d’améliorer la communication et la productivité. RDH utilisait depuis longtemps Microsoft 365, et plus récemment, elle a choisi Rogers service Affaires comme fournisseur, surtout en raison des services de configuration et de soutien ainsi que des économies de coûts que Rogers pouvait offrir. « Rogers nous a procuré une grande valeur ajoutée, affirme Mme Vogstad, soit le soutien supplémentaire de Microsoft que nous pouvions obtenir. Nous avions accès à des experts techniques, et c’était une raison attrayante de faire affaire avec Rogers. »

Le défi

Lorsque l’économie a été paralysée et que RDH est rapidement passée à un modèle de télétravail, l’un des défis pour les employés était d’accéder à leurs fichiers de projet, qui étaient stockés sur des serveurs locaux dans les bureaux. « Il y a eu beaucoup d’appels de soutien, parce que notre personnel n’arrivait pas à se connecter, explique Mme Vogstad. » De plus, veiller à ce que les données demeurent sécurisées était une préoccupation majeure.

« Nous ne voulons pas être victimes de cybercrimes, poursuit Mme Vogstad. Cependant, nous voulons que nos employés puissent toujours accéder à nos données, à nos fichiers et à notre propriété intellectuelle. »

Il était également essentiel que les employés puissent collaborer lorsqu’ils travaillaient à distance. Comme les employés sont situés dans plusieurs villes d’Amérique du Nord, il n’était pas rare que des experts techniques de RDH collaborent à des projets dans différents bureaux. Mme Vogstad devait s’assurer que les employés disposaient d’une solution pour réduire les distances, car les déplacements d’affaires devenaient impossibles.

Comme elle l’explique, la communication avec les clients constituait une autre préoccupation de taille : « Nous travaillons avec différents clients sur divers projets dans le monde entier, soutient-elle. Lorsque la COVID est arrivée, nous avions prévu des réunions et nous devions les tenir dans un espace virtuel. »

La solution

Lorsqu’on a procédé au confinement Mme Vogstad dirigeait déjà un projet pilote Microsoft Teams et planifiait la migration de tous les employés de RDH. La pandémie a simplement accéléré le processus. En centralisant les besoins en communications de l’entreprise dans une seule application, ce qui comprend le partage de fichiers, les réunions virtuelles, les séances de clavardage, etc., Teams a aidé les employés de RDH à surmonter les principaux défis du télétravail.

Il est maintenant plus facile pour les employés d’accéder à leurs dossiers de travail à distance. « Nous avons transféré certains projets majeurs impliquant plusieurs bureaux dans Teams, affirme Mme Vogstad. Nous avons ainsi réglé nos problèmes d’accès, car nos équipes peuvent désormais accéder aux dossiers de projet où qu’elles se trouvent, ce qui a permis de libérer le RPV pour le reste de l’entreprise qui continuait de récupérer ses dossiers de cette façon. » Teams règle également les problèmes de sécurité de RDH : « Nous utilisons l’authentification multifacteur de Microsoft pour vérifier l’identité de l’utilisateur, et personne ne peut accéder aux renseignements de RDH à moins d’être un employé de RDH. Nous faisons en sorte que les données de l’entreprise soient sûres. »

Teams permet également aux employés de RDH de travailler ensemble facilement, peu importe leur emplacement. En outre, le fait que les employés affectés à un même projet puissent collaborer sur des documents, les partager entre eux et clavarder en temps réel ajoute un contrôle supplémentaire des versions de documents. Bien que les voyages d’affaires aient été interrompus, RDH peut tout de même maintenir une communication étroite avec les clients et les partenaires. « Grâce aux vidéoconférences dans Teams, nous avons gardé le contact avec nos clients et nos partenaires à distance, surtout pendant la période d’isolement, affirme Mme Vogstad.

Tout au long du processus d’adoption, le service et le soutien de l’équipe de Rogers service Affaires ont été essentiels. « Rogers m’aide à comprendre toutes les fonctions que nous avons dans l’environnement Teams, souligne Mme Vogstad. Je compte beaucoup sur notre spécialiste, Solutions clients de Rogers pour nous guider dans cette transition. »

Les résultats

Le projet pilote Teams a été couronné de succès et a permis à RDH de se préparer pour un avenir qui sera très différent d’avant la pandémie. « À la sortie du confinement, il y aura une réduction des déplacements, que ce soit entre les bureaux ou à l’étranger », explique Mme Vogstad. RDH a la durabilité à cœur, et ce changement nous aide à réduire encore plus notre empreinte carbone et nos émissions de gaz à effet de serre. »

Mme Vogstad souligne également que, dans un avenir prévisible, RDH pourrait compter sur moins de 50 % de ses employés au bureau, ce qui se traduirait par un plus grand nombre de réunions virtuelles et un déplacement des serveurs locaux vers le nuage pour des projets actifs.

Pour RDH, l’adoption de Microsoft 365 était la première et peut-être la plus simple des étapes vers une transformation numérique qui pourrait s’échelonner sur plusieurs années. L’entreprise travaille actuellement avec Rogers service Affaires sur d’autres composantes d’une stratégie qui comprend la sécurité, la reprise après sinistre et la mobilité. « Il reste encore beaucoup de travail à accomplir pour RDH, affirme Mme Vogstad, et il m’importe de collaborer avec un partenaire technologique en qui j’ai confiance afin de nous aider à créer une feuille de route pour notre parcours. Rogers a été un partenaire incroyable qui nous a guidés dans notre transformation. »

Pour en savoir plus sur RDH Building Science Inc., consultez www.rdh.com.