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Cinq façons de garder le contrôle des coûts de service sans-fil de votre entreprise

Votre facture mensuelle de service sans-fil vous fait-elle grincer des dents? Voici cinq façons de réduire vos coûts et de gagner du temps pour gérer vos forfaits sans-fil d’entreprise.

Homme travaillant sur ordinateur portable à la maison

Si vous gérez les services sans-fil de votre entreprise, vous vous posez peut-être les questions suivantes :

« Comment quelqu’un a-t-il pu dépenser plus de 1 500 $ en frais d’utilisation excédentaire pour un salon commercial de trois jours en Allemagne? »

« Il ne peut pas s’agir uniquement de frais professionnels! Les gens ne savent-ils pas combien coûtent les données? »

« Comment vais-je expliquer ça à mon patron? »

Cinq façons d’éviter le choc de la facture de service sans-fil

Certains forfaits d’entreprise sont dispendieux sans raison et vous recevez alors des factures sur lesquelles apparaissent des milliers de dollars de frais imprévus.

Il y a quelques années, les gens étaient préoccupés par les prix élevés du temps d’antenne lorsqu’ils étaient en déplacement. Aujourd’hui, avec l’utilisation d’Internet en forte hausse, les frais de données peuvent vite devenir incontrôlables.

Cependant, il est difficile d’estimer quelle quantité de données les employés utilisent afin de souscrire un forfait rentable à chacun. Voici trois façons de maîtriser les coûts de service sans-fil de votre entreprise, sans compromettre la productivité ni la commodité lorsque vos employés sont en déplacement.

1. Automatisez vos options d’itinérance

De nombreux forfaits de télécommunications exigent que vous configuriez manuellement une option d’itinérance avant de partir en voyage.

Mais si vous ne savez pas à l’avance quand vos employés seront en itinérance, vous ne pourrez pas anticiper cette mesure afin de réduire vos coûts. Les employés ont souvent une foule de choses à faire avant un voyage et peuvent oublier de vous parler de leurs besoins en itinérance.

Choisissez un forfait qui applique automatiquement les tarifs préférentiels de vos employés lorsqu’ils quittent le pays, de sorte que vous n’ayez pas à craindre de recevoir une facture exorbitante à leur retour. Une fois rentrés au pays, l’option d’itinérance se désactivera automatiquement.

Avec un forfait de données automatisé, vous pouvez éviter les tracas liés à l’ajout et à la suppression manuels d’options d’itinérance, tout en maîtrisant vos coûts.

2. Adoptez un modèle de facture prévisible

Recherchez un forfait sans-fil flexible qui permet à vos employés de partager des données, des messages texte et du temps d’antenne. Ces forfaits sont utiles pour les employés dont l’utilisation des données fluctue, car ils offrent un ensemble prédéfini de services à un coût mensuel prévisible.

Vous n’avez pas besoin de surveiller l’utilisation individuelle, car les employés sont plusieurs à se partager des données. Recherchez un forfait qui ne facture pas de frais élevés lorsque le groupe dépasse sa limite mensuelle de données partagées.

3. Offrez le meilleur à vos employés nomades

Vos employés nomades ont besoin des données pour mener à bien leurs activités quotidiennes.

Mais s’ils ont le même forfait sans-fil que tout le monde, ils dépasseront à coup sûr leurs limites de données. Vous recevrez alors des factures mensuelles de plusieurs milliers de dollars d’utilisation excédentaire.

Un forfait doté d’une tarification à options peut considérablement réduire vos frais. Ces forfaits s’adaptent automatiquement en fonction de la quantité de données ou du temps d’antenne utilisés par l’employé. Vos employés nomades peuvent rester connectés et travailler sans que vous ayez besoin de gérer leurs forfaits.

4. Informez vos employés

Souvent, les employés ne savent pas combien coûtent leurs forfaits de données. Ils pourraient avoir peur de faire grimper la facture lorsqu’ils voyagent et hésiter à utiliser leurs appareils mobiles. Leur rendement et vos bénéfices pourraient en subir les conséquences.

Informez les employés des détails de leurs forfaits et de leurs éventuels tarifs préférentiels. De cette façon, ils ne craindront pas d’utiliser leurs données lorsqu’ils seront en déplacement.

5. Réduisez le nombre de fournisseurs de services

De nombreuses entreprises font appel à différents fournisseurs pour leurs lignes fixes, leurs forfaits sans-fil, leurs systèmes de conférence téléphonique et tout autre service de télécommunications.

Avoir recours à de multiples fournisseurs peut être un cauchemar administratif, en plus d’augmenter les coûts. Plus vous ferez appel à des fournisseurs différents, plus il vous sera difficile de suivre vos dépenses et d’avoir une vue d’ensemble de votre utilisation en télécommunication.

Réduire le nombre de fournisseurs simplifie votre gestion, en vous permettant de gagner du temps et de mieux maîtriser vos coûts.

Étapes suivantes

Analysez vos forfaits de service sans-fil et cherchez des occasions de réduire les coûts. Par exemple, pouvez-vous regrouper sur un forfait de partage de données des employés qui voyagent rarement? Ou souhaiteriez-vous souscrire des forfaits de données flexibles pour vos employés nomades afin de réduire leurs frais d’utilisation excédentaire?