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Trois fonctions G Suite à examiner dès maintenant

Conseils judicieux d’utilisation des applications de productivité à prix abordable

Des employés s'assoient autour d'un table

La suite d’applications abordable axée sur les affaires de Google est populaire pour ses fonctions de traitement de texte, de courriel et de stockage. Mais elle comprend une multitude d’autres fonctions pratiques intégrées à G Suite que de nombreux propriétaires de petites entreprises ne connaissent peut-être pas, ou qu’ils n’ont pas eu le temps d’approfondir. Voici trois fonctions à examiner.

Hangouts Meet

Les réunions vidéo font partie des options qui semblent très bien en théorie, mais qui ne fonctionnent pas toujours comme vous le pensez, généralement en raison de problèmes techniques. L’approche de Google consiste à simplifier les choses le plus possible. Pour organiser une réunion dans Hangouts, tout ce que vous avez à faire est de partager un lien. Pour participer, les destinataires peuvent cliquer sur ce lien où ils le voient, que ce soit dans un courriel, un message texte ou un événement de calendrier. L’interface et les paramètres sont à peu près autant intuitifs que vous pouvez l’imaginer, et vous pouvez accéder à une réunion à partir de votre téléphone, tablette ou ordinateur avec la plupart des systèmes d’exploitation. Passez à l’édition Entreprise et on vous fournira un numéro de téléphone pour chaque réunion. Ainsi, les participants peuvent participer même s’ils n’ont pas de connexion Wi-Fi ou de données.

Jamboard

Faites passer le travail à un autre niveau grâce au service collaboratif Jamboard de G Suite, qui représente essentiellement un tableau blanc virtuel auquel vous pouvez accéder séparément ou à partir de Hangouts. Des groupes de personnes dans une même pièce, ou autour du monde, peuvent noter des idées sur le même tableau (ou « jam ») en dessinant, en ajoutant des papillons adhésifs et des images, en téléchargeant et en joignant des fichiers stockés dans Drive, ou en trouvant et en utilisant du contenu du Web. Toute personne invitée à la réunion peut modifier le tableau à l’aide de son téléphone ou de sa tablette, et les tableaux s’enregistrent automatiquement dans Drive pour faciliter l’accès futur et le partage.

Lieux

Des sites Web internes peuvent être une manière extraordinaire de communiquer et de présenter des projets aux employés, mais de nombreuses petites entreprises hésitent puisqu’elles pensent qu’il leur faudra un service TI pour gérer un intranet. Ce n’est pas le cas avec l’outil Sites de G Suite, qui permet à n’importe qui de concevoir et de créer un site Web pour une équipe, un projet ou un événement sans aucune formation en conception Web ou en programmation. Vous n’avez qu’à glisser-déposer le contenu que vous voulez et à regarder ce contenu s’organiser automatiquement en une présentation soignée grâce à un quadrillage intelligent. Comme pour la plupart des applications G Suite, Sites permet la collaboration. Ainsi, plusieurs utilisateurs peuvent accéder à un site et le modifier simultanément, et voir les changements apportés par les autres en temps réel. Et sa conception dynamique signifie que le contenu se réorganisera automatiquement en une présentation adaptée à tout appareil, y compris les portables, les tablettes et les téléphones. Après avoir terminé, vous pouvez sécuriser votre site en paramétrant les autorisations de partage et les droits de propriété tout en contrôlant l’historique des changements. C’est une bonne façon de garder tous les employés de votre entreprise sur la même longueur d’onde.