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Comment les suites de productivité en nuage permettent-elles de s’organiser?

@rogers
Technologie - 8 août 2017

Comment les suites de productivité en nuage permettent-elles de s’organiser?

Grâce aux fonctions de collaboration, les équipes, les partenaires et les clients peuvent travailler sur la même page.

La plupart des entrepreneurs utilisent les courriels et un calendrier électronique pour s’organiser. Les suites de productivité en nuage comme G Suite et Office 365 offrent aux propriétaires de PME plusieurs manières d’établir des plans et de garder le contact avec les clients, les fournisseurs et les partenaires.

Grâce aux suites de productivité en ligne, vous pouvez élaborer une stratégie numérique afin de maximiser votre temps. Voici quatre manières de le faire.

1. Créer un répertoire central contenant tous vos renseignements – Les suites de productivité en nuage vous permettent de sauvegarder vos documents, vos données et vos présentations dans un répertoire central qui sera accessible à partir de n’importe quel appareil et de partout. Vous n’avez plus besoin de vous soucier d’un document sauvegardé sur votre ordinateur à la maison, dont vous avez besoin immédiatement pour une rencontre. Vous n’avez qu’à le sauvegarder dans le nuage pour pouvoir y accéder à condition d’avoir une connexion Internet. Avec un répertoire central, vous n’avez plus besoin de créer de multiples versions d’une présentation ou d’un tableur. Les membres d’une équipe peuvent travailler au même fichier, chacun faisant ses propres changements, en s’assurant de toujours utiliser la plus récente version.

« La technologie en nuage est utile parce qu’elle vous suit partout, affirme Ash Chaudhury, gestionnaire principal du marketing des produits chez Microsoft. C’est une seule version véritable, plutôt que plusieurs versions de fichiers modifiés. »

2. Utiliser la vidéoconférence pour les réunions d’équipe et avec les clients – Si votre horaire chargé vous empêche de tenir toutes vos réunions, vous pouvez organiser une vidéoconférence au moyen d’une suite de productivité. G Suite et Office 365 offrent des fonctions de vidéoconférence et vous permettent de partager votre écran avec les autres participants afin d’améliorer la collaboration. Vous pouvez joindre des gens, peu importe où ils sont, ce qui vous fait économiser du temps.

« L’avantage d’utiliser une suite de productivité est de profiter d’une expérience interconnectée », indique M. Chaudhury. Par exemple, une personne qui veut lancer une conférence par Skype doit commencer dans Outlook en choisissant le nom des participants à la conférence dans Active Directory. Elle doit ensuite créer la réunion Skype, qui génère automatiquement un numéro de composition et un lien servant à inviter tous les participants. Une personne n’utilisant pas une suite intégrée devrait copier-coller les codes de composition. « La différence n’est pas énorme, mais il s’agit de quelques clics, note M. Chaudhury. Les avantages d’une suite de productivité deviennent plus clairs lorsqu’on additionne ces clics au cours d’une journée. »

3. Utiliser l’intelligence artificielle pour les présentations – L’intelligence artificielle n’est pas souvent associée aux suites de productivité, mais Office 365 et G Suite présentent des fonctions de cette technologie. Par exemple, si vous devez créer une présentation, vous n’avez pas besoin de rassembler le contenu, d’élaborer les diapositives et d’organiser le tout vous-même. Les suites vous feront des suggestions et des recommandations en matière de modèles, de contenu et d’emplacement, ce qui réduira le temps et les efforts nécessaires à la création d’une présentation d’aspect professionnel pour vos clients, vos partenaires ou vos équipes internes.

4. Mettre en place un calendrier d’équipe centralisé – Vous pouvez créer un calendrier partagé entre les membres de votre équipe, ce qui leur permet d’entrer les vacances, les réunions internes, celles avec les clients et les événements. Ainsi, tout le monde peut savoir ce qui est à venir et créer des événements qui correspondent à l’horaire des autres membres de l’équipe.