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Grand ménage numérique du printemps : Restez organisé avec G Suite

Apprenez comment gérer vos données dans des applications essentielles comme Docs, Slides et Sheets pour accroître l’efficacité et économiser

La solution Google G Suite est devenue une option incontournable pour les employés de nombreuses entreprises qui l’utilisent pour créer des documents, les partager et travailler sur ceux-ci en collaboration, gérer des projets et communiquer tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bureau. Google G Suite, c’est ni plus ni moins les documents papier, les dossiers et les classeurs d’hier regroupés en une seule solution numérique accessible à partir de n’importe quel appareil, où que vous soyez.

Si vous voulez vous assurer que vos équipes maintiennent et améliorent leur productivité et continuent de collaborer efficacement avec G Suite, un petit ménage pourrait s’imposer. En mettant en œuvre des politiques d’entreprise pour assurer le classement adéquat des données, vous permettez aux employés de trouver plus facilement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, en plus d’économiser sur les frais de stockage en nuage.

Voici quelques conseils rapides pour commencer un petit nettoyage numérique du printemps. N’oubliez pas : vous pouvez vous procurer G Suite by Google Cloud offert par Rogers. Non seulement, vous profiterez ainsi de fonctionnalités vous permettant de simplifier le processus de facturation, mais aussi d’un service d’aide pour la configuration initiale et d’un soutien complet : le processus de transfert se fera en un claquement doigt, sans oublier le service d’aide accessible par téléphone. Il s’agit d’une façon rentable de veiller au bon fonctionnement de votre bureau.

N’oubliez pas : Google Drive est la clé

Il y a de fortes chances que les membres de votre équipe utilisent des applications de G Suite comme Sheets, Docs, Slides, Gmail et Forms pour collaborer entre eux, gérer des projets et améliorer la productivité. Plusieurs de ces applications permettent de générer des documents et Google facilite leur gestion en les conservant au même endroit : Google Drive. À moins que vous ayez opté pour le stockage illimité, chaque employé dispose de 30 Go d’espace sur Google Drive. Vous pouvez acheter de l’espace supplémentaire pour certains utilisateurs, ce qui pourrait être nécessaire pour ceux dont les fonctions nécessitent beaucoup de données, comme les graphistes; mais le fait d’imposer une limite de stockage pour la plupart des membres du personnel est une bonne façon de réduire les coûts de stockage en nuage et de renforcer les habitudes de classement fréquent.

Déterminez ce qui est utilisé et ce qui ne l’est pas

Vous pouvez vérifier les journaux d’audit de Drive depuis les consoles d’administration pour voir les données auxquelles les membres de votre équipe accèdent régulièrement ainsi que celles qui n’ont pas été consultées depuis un certain temps. Vous pouvez personnaliser et filtrer le contenu de ces journaux comme bon vous semble, vous permettant ainsi d’accéder rapidement aux données que vous cherchez. En ayant sous la main ces renseignements, vous pouvez plus facilement rappeler aux membres du personnel qu’ils pourraient devoir faire un peu de ménage dans Drive. Comme avantage supplémentaire, vous pourriez également en apprendre plus sur la façon dont votre équipe utilise ou n’utilise pas les outils de G Suite, tels que Docs, Sheets, Hangouts et Jamboard.

Ne vous inquiétez pas : Vous pouvez restaurer les données supprimées par erreur

L’un des risques possibles quant au classement fréquent des données est la suppression par erreur de fichiers importants. Heureusement, Google y a pensé. Vous pouvez restaurer des fichiers supprimés, même un Drive entier, à partir de la console d’administration de Google en recherchant une plage de dates de données supprimées. Toutefois, Google conserve les données supprimées pour une durée limitée seulement avant de les effacer de façon permanente. Assurez-vous que les membres de vos équipes savent qu’ils ne doivent pas attendre trop longtemps avant de corriger leurs erreurs.

Vous devez archiver des données plutôt que les supprimer? Utilisez Google Vault

Bien que le fait de garder en ordre les Drive de vos équipes puisse améliorer l’efficacité du personnel et réduire les coûts en maintenant le stockage en nuage à des niveaux gérables, certaines entreprises ont l’obligation légale ou interne de conserver à long terme leurs documents et leurs données. C’est là que Google Vault entre en jeu. Vault vous permet d’archiver vos anciennes données (y compris les documents générés dans des applications traditionnelles, ainsi que les courriels et les conversations Hangouts) dans le nuage, aussi longtemps que vous en avez besoin, tout en faisant en sorte qu’elles soient faciles à consulter. Vous pouvez établir vos propres politiques et même configurer des alertes pour savoir à quel moment des données sont consultées. Il s’agit d’une manière abordable de sauvegarder ses anciennes données tout en y ayant accès facilement.

On dit qu’un bureau organisé est le reflet d’un esprit organisé. Il en va de même pour votre espace de travail numérique. En consacrant un peu de temps à conserver vos actifs en bon ordre à l’aide de G Suite, vous finirez par obtenir des résultats sur le plan de l’efficacité du personnel et des coûts de stockage en nuage. Tout ce qu’il faut, c’est un peu de discipline.

 

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