Conversation avec un gestionnaire des TI

December 4, 2018 Rogers .

Trop de responsabilités, trop de chapeaux à porter? Pas de panique, vous n’êtes pas seul.

Que vous soyez gestionnaire ou propriétaire, la gestion d’une petite entreprise exige de porter beaucoup de chapeaux. Agent du service à la clientèle, conseiller aux ventes ou encore directeur marketing, chaque jour, votre petite entreprise exige que vous jouiez un rôle différent. Tous ces chapeaux que vous portez nuisent-ils à votre productivité?  

Si une petite voix en vous répond que oui, ne vous en faites pas, vous n’êtes pas seul. L’efficacité et la productivité des flux de travail sont une préoccupation fréquente dans les petites entreprises. De nombreux gestionnaires cherchent des solutions pour automatiser les flux de travail, augmenter la productivité et adapter leur entreprise aux demandes du marché. Mais lorsque les coûts, le temps de mise en œuvre et les interruptions des flux de travail existants sont en jeu, il peut être difficile pour les gestionnaires d’obtenir le soutien dont ils ont besoin pour investir dans de nouvelles solutions.

Jeremy Kroetsch est gestionnaire des opérations de TI à Connected Technologies Inc., un fournisseur de services gérés de TI et en nuage. Jeremy est toujours à la recherche d’outils qui lui donneront l’avantage, pour diriger son entreprise en toute confiance dans le secteur très dynamique et concurrentiel des technologies.

Pendant notre conversation, Jeremy a parlé des solutions qui fonctionnent (et de celles qui ne fonctionnent pas) et de la façon dont Connected Technologies relève les défis en matière d’efficacité des flux que rencontrent la plupart des petites entreprises aujourd’hui. 

Q : Le temps est un défi commun à de nombreuses petites entreprises. Comment restez-vous connectés en équipe pour être les plus efficaces possible?

R : Heureusement, nous menons la plupart de nos activités à l’échelle locale. Nous pouvons donc avoir des contacts avec l’équipe au bureau, souvent en personne, même si quelques membres de l’équipe travaillent à l’extérieur ou à distance. 

 Ce qui nous aide, c’est que notre équipe est assez petite pour pouvoir intégrer un nouveau système relativement facilement, de l’essayer pendant une période de 4 à 6 mois et de passer à autre chose si l’essai n’est pas concluant.

Lorsqu’un nouveau projet arrive et qu’il faut réunir l’équipe et le client, nous devons nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde et au courant de tout pour ne pas perdre de temps. Nous avons utilisé des applications comme Yammer, Microsoft Teams (en anglais seulement) et Skype Entreprise pour rester connectés sur notre réseau.

La solution idéale pour nous serait de pouvoir répondre à un appel ou de partager des données partout. Nous pouvons le faire actuellement, mais seulement à l’aide de plusieurs plateformes. Je pense qu’on peut gagner en efficacité.

Q : Comment les petites entreprises peuvent-elles profiter de l’automatisation pour faire plus avec moins?

R : Ce qui a fonctionné pour nous, c’était de définir nos activités de base d’abord, et les aspects auxquels nous voulons consacrer le plus de temps, puis d’automatiser le reste.

Par exemple, je peux facilement passer une bonne partie de ma journée au téléphone avec un client.

S’il me reste quelques minutes de plus pour régler le problème d’un client, je le fais, et puis j’automatise la saisie des données afin de passer à la demande du client suivant.

Q : Comment les gestionnaires peuvent-ils garder leurs priorités en haut de la longue liste de tâches à faire?

R : Lorsque mon téléphone sonne sans arrêt et que je suis sollicité de toutes parts, il m’est difficile de me concentrer sur ce que je dois faire. Nous avons mis en place un service de réception automatisé qui a réduit considérablement le nombre d’appels que je reçois. C’est surprenant de voir le temps que ça me permet de gagner dans mon calendrier. Je peux donc me concentrer sur mes priorités et aider mon équipe à rester concentrée sur les siennes.

Q : Quelles sont vos stratégies pour ne pas passer à côté de la prochaine excellente occasion d’affaires?

R : Notre défi, quand on sert nos clients actuels, surtout si on doit quitter le bureau pour ça, c’est de ne pas manquer les appels de nouveaux clients potentiels. Pour y arriver, je me réserve du temps dans la journée pour consulter mes messages vocaux et mes courriels, puis j’envoie les pistes de vente aux bonnes personnes. Je vois cela comme une occasion d’améliorer l’efficacité à l’avenir. C’est peut-être un autre domaine que nous pouvons automatiser davantage.

Q : Quelles sont vos stratégies de productivité pour garder votre équipe concentrée?

R : Pour favoriser la concentration, j’aime être en contact permanent avec mon équipe. Parfois, j’adopte une approche individuelle, je parle à chacun de mes employés, et d’autre fois nous faisons le point en équipe. Notre travail peut être assez spécialisé, alors la collaboration est très importante. Lorsque mon équipe sait où en est chaque membre de l’équipe dans le projet, le groupe est plus productif.

Pour en savoir plus sur l’optimisation de la productivité, lisez 5 Ways to Improve your Remote Team’s Productivity. (article en anglais)

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