Les connexions sont importantes lorsque la sécurité des enfants est en jeu

September 17, 2019 Rogers for Business

Comment l’Association ontarienne des sociétés d’aide à l’enfance (AOSAE) soutient les familles ontariennes et la sécurité des enfants au moyen d’une communication unifiée.  

Adulte interagissant avec un enfant heureux dans un espace sécurisant

L’an dernier, 171 000 personnes en Ontario ont communiqué avec un organisme d’aide à l’enfance au sujet de la sécurité d’un enfant.

L’Association ontarienne des sociétés de l’aide à l’enfance est la voix du bien-être de l’enfance en Ontario depuis plus de 100 ans, en améliorant et favorisant le bien-être et le mieux-être des enfants, des jeunes et des familles. Avec 80 employés dans un seul bureau de Toronto, l’AOSAE offre des services de communication, de défense des droits et de relations gouvernementales, d’éducation publique, de formation, de gestion de l’information et des connaissances et de planification d’événements à 48 sociétés d’aide à l’enfance et organismes autochtones de bien-être des enfants et des familles dans la province. 

« Sans la possibilité de se connecter, tout le système est paralysé. »

L’AOSAE compte beaucoup sur sa connexion téléphonique et Internet pour unir ses agences membres à travers l’Ontario, ce qu’elle fait avec seulement cinq services. « La fonction des services d’entreprise, qui comprend les TI, les Finances et les RH, constitue l’un des cinq services, tandis que les autres services sont formés de personnel qui s’occupe de la formation virtuelle, de la gestion des questions politiques et de la coordination des communications entre les membres sur une base quotidienne, explique Jae Song, directeur des TI à l’AOSAE. Lorsque des initiatives provinciales sont lancées ou que des cas urgents surviennent, une communication fiable et constante est essentielle pour réunir les bonnes personnes et les bons experts dans une même salle. Sans la possibilité de se connecter, tout le système est paralysé. »

Lorsque des familles ont besoin d’aide, les sociétés d’aide à l’enfance doivent avoir accès à l’information ou à l’expertise appropriée, ce que fournit l’AOSAE. Mais son ancien système de communication ne répondait pas aux besoins de l’AOSAE : le fournisseur a changé deux fois de propriétaire et le service s’est dégradé, empêchant les ressources administratives essentielles d’offrir du soutien aux sociétés d’aide à l’enfance membres. « Notre équipe est petite et agile, affirme M. Song. Les outils de communication sur lesquels nous comptons tous les jours sont absolument essentiels pour servir un si grand nombre de membres. »  

Défi

L’AOSAE peinait à garder ses lignes de communication ouvertes. « La qualité du service pour les administrateurs et la qualité de la voix lors des appels se détérioraient considérablement, explique M. Song. Souvent, nous entendions du bruit statique lors de conférences téléphoniques importantes, et le volume des appels était faible, ou pire, les appels étaient complètement interrompus. »

La prise en charge des services de transmission de la voix et des fonctionnalités est également devenue un problème. « Il était impossible de suivre le rythme des besoins de nos membres, dit M. Song. Nos systèmes étaient complexes et désuets, mais il n’y avait aucun soutien pour régler les problèmes – nous devions gruger dans notre temps pour trouver le problème et le régler nous-mêmes. Même la résolution de problèmes simples comme la réinitialisation d’un mot de passe de messagerie vocale pouvait prendre des semaines. »

Solution

La solution au problème n’était pas ce à quoi M. Song s’attendait. « Nous cherchions un système de remplacement, et notre objectif était d’économiser environ 15 %. »  Au lieu de fournir un devis pour des téléphones de bureau, Rogers a suggéré quelque chose de tout à fait différent. « L’équipe Rogers a été à l’écoute de toutes nos préoccupations et difficultés, explique M. Song. Elle a pris cette information et est revenue avec une solution adaptée à notre situation. » Cette solution ne reposait pas sur des téléphones de bureau câblés et une infrastructure sur site coûteuse. Au lieu de cela, l’offre proposée par Rogers impliquait d’héberger le service dans le nuage, permettant à l’AOSAE de laisser ses membres utiliser le type d’appareil qui répond le mieux à leurs besoins. « C’est là que nous avons réalisé à quel point Rogers Unisson pouvait nous aider. »

En plus des dispositifs sécurisés, de la mobilité, de la téléconférence et de la connectivité Internet, l’équipe de M. Song a découvert des fonctionnalités de Rogers Unisson adaptées à ses besoins particuliers. « Si quelqu’un arrive avec une préoccupation sérieuse et que la personne à l’accueil croit que de l’aide est requise immédiatement, elle peut faire le 9 sur son appareil et la fonction Groupes de recherche tente de joindre simultanément un certain nombre de numéros de téléphone, dit M. Song. Ainsi, de nombreux services peuvent apporter un soutien supplémentaire. »

« Nous réalisons des économies d’environ 25 %* dans l’ensemble de nos dépenses d’exploitation, y compris les frais de téléphones de bureau, de service Internet et d’autres services d’abonnement, comme la Voix sur IP. »

Résultats

« La source unique de services facilite la vie de l’équipe des TI, mais aussi celle des Finances et de la Comptabilité, explique M. Song. Une ligne, une date d’échéance, une facture – l’efficacité se voit dans le temps gagné.  De plus, les économies sont également perceptibles dans les résultats financiers. Nous réalisons des économies d’environ 25 %* dans l’ensemble de nos dépenses d’exploitation, y compris les frais de téléphones de bureau, de service Internet et d’autres services d’abonnement, comme la Voix sur IP », déclare M. Song.

Au-delà des opérations administratives, M. Song dit que l’organisme peut fournir du soutien et répondre aux demandes de renseignements beaucoup plus rapidement, offrant ainsi plus de valeur à ses membres. « Nous n’avons reçu aucune plainte [de la part des utilisateurs finaux concernant la qualité du service téléphonique] au cours des six derniers mois, comparativement aux 36 billets de service ouverts en un seul mois avant le passage à Unisson. » Du point de vue de M. Song, la réduction de la complexité, de l’entretien et de la gestion des communications a eu une incidence directe sur les utilisateurs finaux, et la qualité et la prestation du service. « En fin de compte, notre service des TI peut se concentrer sur des questions plus critiques, comme la sécurité et l’administration des données, afin de mieux servir tous nos membres à long terme. »

Pour en savoir plus sur Rogers Unisson, parlez à votre représentant de compte Rogers ou consultez rogers.com/entreprise-contact.

 

* Économies calculées après le passage aux services Rogers Unisson et Internet Affaires de Rogers. Les économies réelles varieront en fonction des fournisseurs de services et d’infrastructure sur site antérieurs, du nombre d’utilisateurs, du nombre de licences, de la location d’équipement et des fonctions supplémentaires.

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