Tirer le maximum des applications Keep, Vault et Slides de G Suite
Commencez à tirer le meilleur parti de fonctions comme les séances de questions-réponses, les notes partagées et les vérifications Vault.
La plupart des propriétaires de petites entreprises connaissent bien G Suite, la collection d’applications de productivité professionnelles abordables et faciles à utiliser de Google. Cependant, la capacité des produits de la suite est tellement immense que même ceux qui se servent des applications tous les jours ne connaissent peut-être pas toutes leurs fonctions. Voici trois composantes intéressantes, mais sous-utilisées de G Suite : Slides, Keep et Vault.
Vous avez probablement déjà utilisé Slides pour créer des présentations personnalisées pour des collègues et des clients, mais saviez‑vous que cette application comprend plusieurs modèles spécialisés pour certains types de présentations? Si vous cliquez sur l’option de galerie de modèles dans le coin supérieur droit de l’écran de démarrage, vous accéderez à des thèmes préconçus d’allure sophistiquée pour toute situation, des études de cas aux rapports d’état en passant par les présentations et le prototypage de produits. Vous pourriez gagner beaucoup de temps en choisissant le bon modèle pour le travail.
Lorsque vous vous trouvez devant des participants, n’oubliez pas que Slides peut faciliter les séances de questions-réponses en direct. À tout moment pendant votre présentation, vous pouvez passer aux Outils de gestion des participants du Mode présentateur et cliquer sur Démarrer une nouvelle séance pour créer une nouvelle séance questions-réponses. Les participants peuvent vous soumettre leurs questions dans l’application à partir de leurs propres appareils, et vous pouvez afficher ces questions à l’écran alors que vous y répondez.
L’application de prise de notes numériques de Google est une bonne manière de créer et d’éditer des notes simples, et d’y accéder, peu importe où vous vous trouvez. Mais cette application offre beaucoup plus. Par exemple, vous pouvez utiliser Notes pour collaborer avec votre équipe tout en travaillant dans des fichiers d’autres applications de G Suite. Affichez simplement une note partagée dans un panneau latéral, que vos collègues peuvent voir, et modifiez le document en tant que groupe.
Ce qui est encore plus pratique, c’est la capacité de Keep de vous envoyer des alertes en fonction de votre emplacement pour vous rappeler des éléments importants, comme des réunions ou des rendez-vous, exactement quand et où on doit vous le rappeler. Vous ne voulez pas oublier de poser une question précise ou de soulever un problème lorsque vous voyez un client? Vous pouvez créer une alerte qui s’affichera lorsque vous vous approcherez de l’emplacement clé, comme un immeuble de bureaux ou un lieu de travail.
Vault facilite le stockage d’anciennes données aux fins de tenue de documents, et la création de règles personnalisées pour le tri de l’information que vous voulez conserver pendant une période de temps précise. Vault vous aide à trouver exactement ce que vous voulez. En effet, grâce aux recherches Google, vous pouvez cibler des comptes en cherchant des dates et des mots clés et en utilisant des opérateurs booléens comme AND, OR et NO.
La capacité de Vault de générer des rapports de vérification, que ce soit à des fins juridiques ou réglementaires, est tout aussi importante pour suivre les actions d’utilisateurs de Vault sur des périodes de temps précises. Vous pouvez sélectionner des utilisateurs, des intervalles de dates et des types d’action, effectuer une recherche, puis télécharger les résultats dans un fichier CSV compatible avec n’importe quelle application de feuille de calcul. Vous n’utiliserez peut-être pas cette fonction tous les jours, mais vous serez heureux d’y faire appel au besoin.
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