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Des outils pour vous aider à être efficace en télétravail et à progresser

Ce que vous pouvez faire aujourd’hui pour faire évoluer votre entreprise vers l’avenir. 

homme travaillant sur un ordinateur

Partout au Canada et dans de nombreux autres pays, les entreprises font leur part pour enrayer la propagation de la COVID-19 en encourageant le personnel à travailler à domicile dans la mesure du possible. Et, comme les restrictions commencent à être levées, de nombreuses entreprises se préparent à la prochaine étape, qui pourrait comprendre davantage d’équipes travaillant à domicile de façon permanente.

Quel que soit votre nouveau modèle de travail, la transition peut nécessiter quelques ajustements. Heureusement, il existe une panoplie d’outils pour aider les équipes à travailler et à collaborer efficacement, où qu’elles soient. Voici quelques conseils et outils que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui pour aider votre équipe à rester sur la bonne voie et à aller de l’avant : 

Collaboration en ligne avec des applications en nuage

G Suite by Google Cloud ou Microsoft 365 vous permettent d’accéder à des documents, y compris des documents écrits, des feuilles de calcul et des présentations, et facilitent le stockage, la modification et le partage en ligne en toute sécurité. Ces ensembles de productivité permettent également le partage du calendrier, le clavardage en temps réel et la vidéoconférence afin que vous puissiez tenir des réunions efficaces même lorsque tous les membres de l’équipe sont à un endroit différent.  

Intégré à Microsoft 365, Microsoft Teams est un centre de collaboration où les utilisateurs peuvent utiliser des logiciels familiers, comme MS Word, Excel et PowerPoint, en plus de partager des fichiers ou d’organiser des réunions et des groupes de clavardage.

Maîtrise des téléconférences : Simplification et gestion des appels grâce à des solutions vocales novatrices

Le partage de fichiers et la tenue de vidéoconférences par Internet sont des fonctions impressionnantes; toutefois, ne sous-estimez jamais l’importance d’un simple appel téléphonique pour garder les employés connectés.

Les solutions vocales ont fait du chemin, surtout depuis qu’elles peuvent favoriser la collaboration à distance. Avec Microsoft 365 Business Voice, une option de Microsoft Teams, vous pouvez ajouter les appels à votre compte Microsoft 365 existant. En plus de fournir à chaque employé un numéro qui s’applique à tous ses appareils, Microsoft 365 Business Voice fait appel à une intelligence artificielle pour offrir la transcription automatique des messages vocaux, la traduction en ligne des séances de clavardage et le sous-titrage en temps réel des discussions des réunions, ainsi que les standards automatiques à plusieurs niveaux et les files d'attente d’appels, afin que vous ne manquiez aucun appel important.

Business Voice convient particulièrement bien aux organisations qui ont des bureaux à l’étranger, qui ont déjà intégré Microsoft 365 sur leur lieu de travail ou qui se tournent vers le nuage pour une mise à l’échelle rapide.

Si cette description ne correspond pas à votre entreprise, peut-être que Rogers UnissonMC vous semblera plus attrayant. Offrant la messagerie instantanée ainsi que des fonctions de téléphonie, Rogers Unisson est un système de communications d’affaires complet qui peut accueillir les clients et diriger leurs appels au moyen d’un système de réponse entièrement automatisé, transférer les appels entrants de votre appareil mobile à ceux des membres de votre équipe jusqu’à ce que quelqu’un y réponde, et bien plus encore.

Respect de la journée de travail, tout en admettant que vos employés ont besoin de plus de souplesse

Souvent, les heures de travail des employés à distance sont plus longues; ils continuent sur leur lancée pendant la pause du midi et ne se déconnectent pas aux heures où, normalement, ils quitteraient le bureau. Même avec une réouverture progressive des entreprises, la pandémie continuera d’avoir des répercussions sur d’autres aspects de la vie de vos employés, comme la garde des enfants ou d’autres obligations qui requièrent de leur temps. La flexibilité des heures et des horaires restera une nécessité à l’avenir.

Les gestionnaires peuvent prêcher par l’exemple en communiquant régulièrement avec les employés au début et à la fin de la journée, tout en leur rappelant à l’occasion qu’un travail flexible ne signifie pas qu’ils doivent être vissés devant leur ordinateur à toute heure du jour. Cette communication peut revêtir la forme d’un courriel envoyé à la fin de la journée de travail dans lequel le gestionnaire remercie tout le monde pour le travail accompli ce jour-là. Ainsi, les employés seront en mesure d’établir la distinction entre leur vie professionnelle et leur vie familiale, même si leur emplacement physique ne change pas.

Rencontres individuelles

De nombreux gestionnaires adoptent une politique de porte ouverte au bureau. Cette même politique peut être adaptée au télétravail par la planification de rencontres virtuelles individuelles à intervalles réguliers, que ce soit par appel vocal ou par appel vidéo.

Les rencontres individuelles donnent aux employés l’occasion d’exprimer leurs préoccupations, de demander de l’aide ou de s’informer sur les prochaines tâches. Cette pratique, tout en offrant à l’employé une occasion prévisible de garder le contact avec son gestionnaire, contribue également à concentrer les objectifs des autres types de réunions sur les tâches à accomplir.   

 

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