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Mobiliser et motiver les télétravailleurs

Conseils pour maintenir la productivité de votre équipe alors que l’éloignement physique empêche beaucoup d’employés de se rendre au bureau 

femme qui travaillent sur un ordinateur

Nous sommes témoins de la capacité d’adaptation de nombreuses entreprises dans tout le Canada alors que les employés collaborent aux efforts visant à réduire la propagation de la COVID-19 en travaillant à domicile. Alors que de nombreux employés travaillent désormais à distance, le défi pour les dirigeants consiste à maintenir l’engagement et la motivation de leurs équipes afin de poursuivre les activités, maintenant et lorsque les restrictions commenceront à être assouplies.

Voici six choses que les dirigeants peuvent faire pour rallier leurs équipes :

1. Créer un accès à l’information

Veillez à ce que chacun ait accès aux documents dont il a besoin pour faire son travail. Il peut être nécessaire de poser des questions précises, comme « Avez-vous ce qu’il vous faut pour commencer? ». Que les membres de votre équipe travaillent avec Microsoft 365 ou G Suite by Google Cloud comme suite d’outils de productivité en nuage, ils doivent disposer des outils nécessaires pour stocker et partager des fichiers importants, et y accéder en tout temps et où qu’ils soient, en toute sécurité.

2. Tenir les collaborateurs au courant (même si c’est virtuellement)

Puisque vous êtes un dirigeant de votre organisation, vos collaborateurs se tourneront naturellement vers vous pour obtenir des conseils et des nouvelles, et se faire rassurer. Même si vous n’avez pas toutes les réponses, il est important de tenir les équipes informées des politiques de l’entreprise et de l’évolution des protocoles.

Un outil de communication tel que Microsoft Teams peut rassembler tout le monde en un seul endroit, créant ainsi un lieu central pour les réunions d’équipe, le clavardage, le partage de fichiers et la collaboration. Cela est un excellent moyen de communication pour les équipes et permet aussi de préparer les activités quotidiennes pour l’avenir en permettant à votre équipe d’accomplir le travail même si elle ne peut pas accéder au bureau pour quelque raison que ce soit.

3. Se réunir régulièrement en utilisant la vidéo lorsque cela est pertinent

En période d’incertitude, une routine peut non seulement être réconfortante, mais aussi favoriser la productivité. Réservez des moments pour des réunions régulières dans les calendriers de chacun pour maintenir le rythme du bureau. Utilisez, si possible, les processus et outils de réservation de réunions habituels. Le calendrier Google et Outlook sont tout aussi efficaces à distance, et l’utilisation d’outils familiers peut aider à s’adapter à un environnement de travail inhabituel.

4. Utiliser la vidéo pour les réunions « en face à face »

On peut facilement se sentir isolé lorsque toutes nos interactions se font par courriel et par messages instantanés. Cela fait du bien d’entendre la voix des autres et de voir leur visage régulièrement lorsqu’on ne peut plus se réunir autour de la machine à café ou à la cafétéria. L’adoption des appels vidéo avec l’équipe est également un excellent moyen de se tenir au courant du travail en cours et de garder le cap grâce à des fonctions comme le partage d’écran. Microsoft Teams et Google Hangouts Meet sont des outils éprouvés de vidéoconférence et de collaboration.

N’oubliez pas cependant que vos employés n’ont peut-être pas acheté leur service Internet personnel en ayant à l’esprit le fonctionnement simultané de plusieurs bureaux à domicile et d’une garderie. Il peut y avoir des problèmes de bande passante si d’autres membres du ménage regardent des vidéos et jouent en ligne sur le même réseau WiFi, alors attendez-vous à ce que certains membres de l’équipe optent pour le mode audio lors d’appels de groupe.

5. Établir des attentes claires et rechercher des victoires rapides

Certaines personnes s’adaptent très bien au télétravail, mais d’autres auront quelques ajustements à faire. Établissez des objectifs à court terme qui sont (au départ) assez simples à atteindre, et soyez clair sur la façon dont vous allez mesurer les progrès. Une fois que vous aurez pris l’habitude de tenir des réunions audio ou vidéo, vous pourrez revoir la façon dont l’équipe progresse vers ses objectifs à intervalles réguliers. En période de transition et de bouleversements, un mandat clair, l’engagement de l’équipe et quelques victoires rapides contribuent largement à remonter le moral.

6. Encourager les autres à prendre soin d’eux

Tout comme au bureau, favorisez et cultivez un environnement qui privilégie les habitudes saines. Encourager le personnel à prendre des pauses à la maison, à prendre l’air ou à boire une tasse de thé ne fera pas que remonter le moral, mais permettra aussi de maintenir l’engagement et la productivité des employés. 

En période d’incertitude, les dirigeants jouent un rôle clé dans le maintien des activités habituelles. Bien que cela puisse sembler difficile lorsque la majorité de la main-d’œuvre canadienne est absente de son bureau et fait du télétravail, les points ci-dessus, ainsi que les bons outils, peuvent contribuer à maintenir la motivation et l’engagement de votre équipe à venir travailler (virtuellement) tous les jours.

 

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